5 app “mai più senza” per essere più produttive

Essere freelance, solopreneur o imprenditrici è una grande sfida, soprattutto quando si tratta di essere produttivi. 

Se sei come me, sai quanto sia facile distrarsi con social media, email e le mille piccole interruzioni della vita quotidiana (batti il cinque se anche tu lavori da casa e il postino puntualmente suona quando devi concentrarti su qualcosa di importantissimo).

Ecco perché ho deciso di condividere con te le cinque app di produttività che considero indispensabili per restare concentrata e organizzata, e come bonus, anche la mia riflessione sul concetto di “produttività”.

In che senso “essere produttivi”?

Intanto mettiamo i puntini sulle I: cosa intendo per produttività?

Nel giugno 2024 ho fatto un percorso con Elisa Furiglio sulla produttività olistica, che mi ha aperto un mondo.

Durante il percorso ho scoperto che il termine classico di produttività non fa per me: non credo più nel fare-fare-fare e nel concetto di produttività intesa come produrre di più.

Penso che sia essenziale integrare la riflessione, le pause e il riposo, per essere davvero soddisfatte della nostra vita. Oltre ad aver ben chiari i nostri obiettivi di vita, al di là di quelli di lavoro.

Quando sei felice, lavori meglio e vivi meglio: un libro interessante che ho scoperto durante il percorso è Feel Good productivity di Ali Abdaal, dove infatti anche lui ci dice che la chiave non è lavorare di più, ma lavorare meglio, con un equilibrio che ci permetta di godere anche dei momenti di pausa e di ricarica.

Insomma, come Elisa ci ha insegnato, un approccio più olistico alla produttività, dove io stessa sono la mia priorità e il centro dei miei obiettivi, a 360 gradi.

Affrontare la distrazione

Detto questo però, quando siamo al lavoro, le distrazioni sono il nemico numero uno della produttività. 

Suona il citofono, il ding delle email, il messaggio su Whatsapp, il marito che si perde in un bicchier d’acqua e non si ricorda dove ha messo la carta vetrata (true story…)

Insomma, le distrazioni sono all’ordine del giorno e dal 2016 a oggi, ho testato diversi metodi e app di produttività che possono aiutarti a rimanere concentrata e lavorare meglio. 

Li vedremo tra pochissimo.

I tool di produttività ti possono aiutare davvero o sono solo fuffa?

Sì, gli strumenti usi possono fare una grande differenza nella tua capacità di rimanere produttiva e aumentare la concentrazione.

Però solo se agli strumenti associ un obiettivo chiaro, dei paletti infrangibili, ma anche una buona dose di flessibilità.

Ovviamente non si tratta solo di aumentare la quantità di lavoro che fai, ma di migliorare la qualità del tuo lavoro e di assicurarti di dedicare energie alle attività che contano davvero per te (i tuoi obiettivi).

Le 5 app indispensabili

TickTick per gestire task e progetti

TickTick è un'app di gestione delle task che ti aiuta a tenere traccia di tutto ciò che devi fare. 

Puoi creare liste di attività, impostare promemoria e scadenze, e organizzare i tuoi progetti, piani editoriali, to-do list per i clienti, liste di lettura e molto di più.

Una delle cose che amo di più di TickTick è la sua flessibilità: puoi personalizzare le liste e i promemoria in base alle tue esigenze specifiche, rendendo molto più facile rimanere al passo con tutto ciò che devi fare.

Personalmente la uso sia per lavoro che nella vita privata, dove raccolgo le task dei vari progetti, ma anche i libri da leggere, le serie/film da guardare, corsi che voglio seguire, risorse che ho scaricato che voglio consultare, ricette interessanti e molto altro.

Psss..TickTick è una delle 10 app di cui parlo nella mia guida 10 strumenti gratuiti per un business leggero: puoi averla subito cliccando qui.

Daily - per tracciare il tempo

Daily è un'app fantastica per tracciare il tempo senza far partire e stoppare il timer manualmente. Purtroppo strumenti come Toggl non fanno per me: a volte l’ho lasciato acceso per 8 ore..

Ogni 20-30 minuti, Daily ti chiede cosa stai facendo, permettendoti di avere una visione chiara di come spendi il tuo tempo.

Puoi creare diverse categorie, ad esempio contenuti, marketing, ricerca, progetto XXX, contabilità…

A fine mese faccio una revisione per vedere quanto tempo spendo per le varie categorie e per ogni cliente, in modo da aggiustare il tiro, se necessario

Questa, insieme a Toggle - per chi funziona - è una delle app di produttività che mi capita di consigliare di più durante i progetti con i clienti.

Pomodoro

La tecnica del Pomodoro è un metodo di gestione del tempo diviso in sessioni di 25 o 50 minuti, seguite da brevi pause di 5 o 10 minuti. 

Questa tecnica non solo ti aiuta a mantenere la concentrazione, ma ti dà anche la possibilità di ricaricare le energie tra una sessione e l'altra: io ad esempio nei cinque minuti di pausa faccio stretching, oppure un caffè, mentre nei 10 minuti di pausa riesco anche a fare una breve passeggiata.

Esistono molte app per sfruttare questa tecnica, ma un semplice timer da cucina va benissimo.

Pomofocus

Pomodoro Technique

Toptal

Pomodoro Timer

Tomato Timer

Riposo e pause regolari

Abbiamo detto che le pause e il riposo sono parte integrante del concetto di produttività, almeno secondo me.

Pianificare a inizio settimana le pause, le attività del tempo libero e creative, i momenti di socialità e di stacco dal lavoro è fondamentale per mantenere un buon equilibrio tra vita lavorativa e personale, ma oltre a questo ti permette di creare spazio per tutto ciò che conta per te in quel determinato periodo.

Un esempio? Io ho dieci minuti di ballo a metà mattinata. Ce l’ho lì nel calendario e si ripete ogni giorno. 

Alle 10,30 stacco per dieci minuti, e ripasso velocemente i passi imparati all’ultima lezione di Solo Jazz o di Lindy Hop.

Mi mette allegria e di buon umore, oltre a smuovermi un po’, perciò quando ricomincio a lavorare sono molto più concentrata e si, felice.

Freedom - per bloccare app e siti che ci risucchiano l’attenzione

Freedom è un'app che ti permette di bloccare siti web e app che ti distraggono, come Instagram o Facebook. 

Puoi programmare sessioni di blocco in anticipo, in modo da non essere tentata di controllare i social media o altre distrazioni durante il lavoro.

Freedom è un'ottima soluzione se anche tu cedi alla tentazione di scrollare Instagram, solo per due minuti…quando invece dovresti proprio scrivere quell’articolo del blog.

Sul cellulare invece uso un’impostazione diversa: la gran parte della giornata ho gli accessi alla mail, al browser e a Instagram bloccati, per evitare di passare al cellulare i dieci minuti di pausa tra un pomodoro e l’altro. 

Queste app si sbloccano dalle 15 e poi sono di nuovo bloccate dalle 20, fino alle 15 del giorno dopo.

Potrà sembrarti estremo, ma una volta fatta l’abitudine non mi viene neanche più in mente di usare il cellulare mentre sto lavorando. 

E così meno distrazioni.

Per concludere

Di metodi e strumenti per aumentare la concentrazione ed essere più produttivi, ce ne sono a bizzeffe, ma quello che fa la differenza sei tu.

Conoscere i tuoi limiti, i tuoi obiettivi, i tuoi valori e paletti ti aiuta a creare la tua personale versione di produttività (e di successo), qualsiasi cosa significhi per te.

Non farti imbrogliare da quello che dicono i guru: produttività significa lavorare meglio, non di più, e questo include anche prenderti cura di te (si, se ti fa sentire bene, anche mollare tutto e andare a fare un massaggio quando “dovresti lavorare”...).