Google Fogli: 7 funzioni salvatempo per il tuo business

La parola "foglio di calcolo" ti fa venire l'ansia? Anche a me, sai?

Molte persone si bloccano davanti a Google Sheets pensando che sia uno strumento complicato, fatto solo di formule incomprensibili e calcoli complessi. 

Certo, può essere intimidatorio all'inizio. Ma ti svelo un segreto: Google Sheets può diventare il tuo migliore alleato nella gestione quotidiana del business, anche se non ami i numeri (e credimi, io sono tra quelle persone!).

In questo articolo ti mostro 7 funzioni semplici ma potenti che uso ogni giorno per tenere tutto sotto controllo senza impazzire. Niente formule complicate, solo strumenti pratici che ti faranno risparmiare ore di lavoro.

Come bloccare celle in Google Fogli per una visione chiara

Quanto odio quando sto scorrendo un file Sheets e perdo di vista le intestazioni nella prima riga: non posso ricordarmi cosa ho inserito e dove!

Per fortuna la funzione "Blocca" di Google Fogli è qui per facilitarti le cose, permettendoti di tenere sempre visibili le informazioni importanti mentre scorri il documento.

Ecco come si fa:

• Apri il tuo foglio di lavoro Google Sheets
• Seleziona la riga o le righe da bloccare (di solito la prima riga)
• Clicca su "Visualizza" nella barra del menu superiore
• Seleziona "Blocca"
• Scegli "1 riga" o il numero di righe che ti servono fisse

Ti serve bloccare anche le colonne? Puoi farlo seguendo esattamente gli stessi passaggi. È utilissimo quando hai identificativi o categorie importanti nella prima colonna, e lavori sul foglio in orizzontale.

Dove puoi usare questa funzione?

• Nei fogli relativi alle tue finanze, dove ci sono le categorie delle spese
• In un CRM per bloccare la prima riga con le categorie di informazioni (nome, email, ultima conversazione…)
• Nei report di vendita con intestazioni di periodo
• Nelle analisi di dati con tante categorie

Per sbloccare quello che hai bloccato, segui lo stesso percorso e togli la spunta dall'opzione di blocco.

Ordinamento automatico in Google Fogli: usa i filtri

Quando hai davanti un mare di righe in Google Sheets, trovare quello che ti serve può sembrare impossibile.

Per questo i filtri sono la soluzione perfetta: ti permettono di estrarre esattamente le informazioni che ti servono.

Come attivare i filtri:

• Apri il tuo foglio Google
• Seleziona l'intervallo di celle da filtrare
• Clicca sull'icona del filtro (sembra un imbuto) nella barra degli strumenti
• In alternativa: Menu > Dati > Crea un filtro

La parte interessante è che puoi combinare più criteri di filtro per avere risultati super precisi. Per esempio, puoi vedere solo i progetti con budget sopra i 10.000€ in scadenza questo mese, o le attività urgenti.

Questo video ti spiega molto bene come farlo.

Le checkbox: spunta i task con soddisfazione

Non so te, ma io amo spuntare le caselline, ti da quel senso di soddisfazione profonda, non trovi?

Google Fogli ti offre le checkbox, che insieme alla formattazione condizionale creano un sistema di tracciamento task davvero ben fatto.

Come inserire una checkbox:

• Seleziona la cella dove la vuoi
• Dal menu "Inserisci" scegli "Casella di controllo"
• Fatto! La checkbox è pronta all'uso

Le checkbox sono perfette per:

• Tenere traccia dei task completati
• Monitorare i progressi di un progetto
• Verificare l'invio di email o la revisione di documenti

Pro tip: combina le checkbox con la formattazione condizionale per evidenziare automaticamente i task completati. Ti creerà un sistema di tracciamento visivo che ti semplificherà un sacco il lavoro!

La formattazione condizionale: dai vita ai tuoi dati

La formattazione condizionale trasforma completamente il modo in cui visualizzi e gestisci i dati. Ti permette di evidenziare automaticamente le informazioni cruciali con colori e formati diversi.

Come impostarla:

• Seleziona le celle da formattare
• Vai su Formato > Formattazione condizionale
• Imposta la regola e scegli il formato che preferisci

Per esempio, puoi usare:

• Rosso per le scadenze entro 7 giorni
• Verde per i progetti completati
• Giallo per le attività in corso

Questo video qui ti fa vedere un esempio chiaro di applicazione della formattazione condizionale.

Formule per Google Fogli che uso ogni giorno

Ti dico la verità, io non ho un enorme repertorio di formule oltre a calcoli più semplici, però ci sono due formule essenziali che uso spesso per mantenere i dati puliti e ordinati. Sono semplici ma fanno davvero la differenza.

MAIUSC.MINUSC: standardizza i nomi in automatico

Hai presente quando ti ritrovi nomi scritti in tutti i modi possibili? MAIUSC.MINUSC è la formula che trasforma automaticamente "mario rossi" in "Mario Rossi".

Come usarla:

• Scrivi =MAIUSC.INIZ(A1) nella cella dove vuoi il risultato
• Sostituisci A1 con il riferimento alla cella che contiene il testo da formattare
• Ed ecco fatto: il nome è standardizzato

E se hai bisogno di lavorare su una serie di dati, puoi usare questa formula:

=ARRAYFORMULA(MAIUSC.INIZ(intervallo))

Esempio: =ARRAYFORMULA(MAIUSC.INIZ(A1:A10))

ANNULLA.SPAZI: addio spazi inutili

Gli spazi in più sono il nemico numero uno dei dati puliti, soprattutto quando importi informazioni da altre fonti. La formula ANNULLA.SPAZI li elimina tutti in un colpo solo.

Usa =ANNULLA.SPAZI(A1) e la formula rimuoverà automaticamente:

• Gli spazi all'inizio del testo
• Gli spazi alla fine
• Gli spazi doppi tra le parole

Di nuovo, se hai bisogno di lavorare su un intervallo, puoi usare questa formula:

=ARRAYFORMULA(ANNULLA.SPAZI(A1:A10)) - o altro intervallo

Come creare menu a tendina in Google Fogli

I menu a tendina sono uno dei miei strumenti preferiti per mantenere i dati coerenti. Li uso nel mio CRM per tracciare i servizi che interessano ai clienti e nel file delle spese per categorizzare velocemente ogni uscita.

Come creare un menu a tendina:

• Seleziona la cella dove lo vuoi
• Vai su Dati > Convalida dati
• Inserisci la lista delle opzioni che ti servono

Sono utilissimi per:

• Gestire lo stato dei progetti (In corso, Completato, In attesa)
• Monitorare le priorità (Alta, Media, Bassa)
• Categorizzare le spese
• Tracciare i servizi venduti

Standardizzare i dati con i menu a tendina non solo velocizza l'inserimento delle informazioni, ma ti garantisce anche dati più puliti per le tue analisi. 

Pro tip: Usa il menu a tendina insieme ai filtri, vedrai che magia!

Nella foto qui sotto vedi un esempio di come uso il menù a tendina nella mia dashboard dove archivio i corsi che sto seguendo. Una volta assegnato lo status, posso anche creare un filtro che mi mostri solo i corsi non ancora iniziati, o magari solo quelli in corso.

Ricapitolando

Google Sheets non deve essere per forza quel mostro spaventoso fatto solo di numeri e formule. Come hai visto, con queste funzioni di base puoi creare un sistema semplice ma efficace per gestire il tuo business.

Non devi implementarle tutte insieme: inizia con quella che ti sembra più utile per il tuo caso specifico.

Magari le checkbox per tenere traccia dei tuoi task, o i filtri per ritrovare velocemente le informazioni importanti. Piano piano, vedrai che il tuo rapporto con i fogli di calcolo cambierà completamente.

E se ti senti ancora insicura nell'organizzare i tuoi dati, ricorda che non devi fare tutto da sola. Durante una Power Hour possiamo sistemare insieme i tuoi file e creare un sistema su misura per te, così potrai finalmente dire addio al caos e concentrarti su ciò che ami fare davvero nel tuo business.