Trascrizione automatica del video

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Allora parliamo di admin, quindi gestire le mail, fare le fatture, che palle Quando arrivi a un certo punto nel tuo business, è probabile che una gran parte del tuo tempo verrà dedicato proprio alla gestione delle mail, a fare le fatture, creare i preventivi, mandare informazioni ai clienti, eccetera eccetera. Che all'inizio va bene, magari non hai troppi clienti e ci può stare. A un certo punto, però, potresti avere la sensazione che spendi tanto tempo, troppo tempo a fare tutte queste cose, a gestire la parte admin, quindi amministrativa del tuo business. Quando arrivi a quel punto può aver senso fare un investimento in un software che ti permette di gestire e automatizzare al meglio tutte queste cose la creazione delle fatture, i promemoria per le fatture. Quando arriva la data del pagamento? Rispondere alle mail delle clienti o dei clienti quando ti chiedono informazioni. Eccetera. Eccetera. Uno di questi strumenti si chiama Dubsado e in questo video ti faccio vedere le componenti chiave di questa piattaforma e come ti può aiutare a semplificare e automatizzare la tua attività?

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Quando ti trovi proprio a quel punto in cui veramente gran parte della tua settimana, o comunque una parte importante del tuo tempo, è dedicata alla gestione amministrativa.

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Ciao, io sono Alessia Tech Expert per te che lavori online, ma il mondo digitale ti fa assolutamente impazzire. Allora abbiamo detto che parliamo di questa piattaforma di gestione dei tuoi clienti Dubsado a un piano gratuito fino a tre clienti passati tra i clienti a un costo di 35$ al mese. È un costo importante, però. Pensa anche al guadagno di tempo, perché Dubsado è uno strumento, un software che ti permette di gestire e semplificare e automatizzare la gestione dei tuoi clienti. È uno strumento abbastanza complesso che presuppone necessariamente, come abbiamo detto, la mappatura delle procedure del tuo business, perché è uno strumento che, appunto, nonostante il costo significativo, ti permette di risparmiare veramente tanto, tanto tempo e non solo questo, ma ti permette anche di veramente offrire alle tue clienti e ai tuoi clienti un'esperienza molto professionale. Allora siamo qua, siamo dentro Dubsado, questo è il mio account di prova.

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Allora questa è la dashboard principale, quindi qua trovate tutte le informazioni sulle fatture che devono essere ancora pagate, i contratti o i preventivi che avete mandato e che hanno bisogno di essere firmati. I workflow, quindi, le procedure o comunque dei passaggi in queste procedure che hanno bisogno della tua approvazione manuale. E comunque tutti gli altri update c'è il calendario dove se voi fate l'integrazione con il tuo film di integrazione non so con il tuo Google Calendar, poi vedrai qua tutti gli appuntamenti in aggiunta agli appuntamenti che le tue clienti prenderanno con te tramite questa piattaforma tramite questo account. Se utilizzi Dubsado per le fatture puoi vedrai qua anche la lista di tutte le fatture che sono ancora da pagare. Le statistiche relative alle entrate e alle spese. Quindi fatto molto bene qua. Nella sezione task vedrai tutte le cose da fare che ti sei impostata dentro i vari progetti dei clienti. , quindi questa è la dashboard principale dove trovi tutte le informazioni relative ai tuoi pro e ai tuoi clienti, ai tuoi progetti. Andiamo a vedere proprio la sezione dei progetti.

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Qua ecco, trovi diverse tab. La tab dei leads. La cartella dei leads è la cartella relativa alle persone che ti chiedono informazioni. Quindi chi compila un modulo di richiesta informazioni verrà aggiunto a questa cartella di tabs in attesa significa che devono essere processati, quindi magari dovrai mandare una mail in risposta. Rifiutati sono le persone che non hanno acconsentito a lavorare con te che al momento non lavoreranno con te. Nella sezione Jobs invece trovi i progetti che sono in corso, quindi i progetti dei clienti. Allora qua andiamo a vedere un nuovo progetto. Ogni volta che tu ricevi magari una richiesta di informazioni, si crea un nuovo progetto che puoi andare a gestire in questo modo. Qua troverai tutte le mail che tu hai mandato a questa persona. Se vuoi spedire una mail e lo puoi fare anche da qua, aggiungere un template preimpostato oppure digitare al momento la mail che vuoi spedire. Trovi i documenti che sono stati mandati o che devono essere mandati. Trovi lo status che puoi modificare. Ad esempio puoi spostare da il progetto. Lo status in corso a terminato.

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Trovi le fatture che hai fatto per questa cliente che devono essere firmate, che scusa, che devono essere pagate, eccetera eccetera. E le puoi anche mi puoi preparare di nuovi, trovi i moduli. I moduli sono ad esempio i moduli che tu dovrai spedire a questa cliente, che vorrai spedire in futuro o che la tua cliente ha già compilato. Quindi quattro nuovi, tutti diversi moduli che sono, ma ce ne sono alcuni di default che sono già qua, pronti da personalizzare oppure da usare come esempio. E trovi anche tutti quelli. Tutti i moduli che potrai trovare sono moduli di richiesta, informazioni, moduli relativi a contratti preventivi, eccetera eccetera. , quindi li trovi qua e dà quali puoi gestire. Li puoi spedire, li puoi modificare, li puoi stampare, li puoi copiare eccetera eccetera. Nella sezione appuntamenti trovi tutti gli appuntamenti che sono stati prenotati da questa cliente. Nella sezione Workflow trovi la procedura a cui questo progetto è stato assegnato a questo progetto, quindi un workflow. Una procedura può essere relativa a qualsiasi cosa in base al tipo di servizio che tu offri. Un esempio di procedura può essere il cliente compila la richiesta, informa il modulo di richiesta informazioni e una volta che il modulo viene ricevuto da te e quindi Dubsado automaticamente Dubsado fa partire una mail di ringraziamento Grazie per aver compilato il modulo di richiesta informazioni. Lo rivedrò entro 24 ore e ti faccio sapere, ti contatterà entro questo tempo. Esempio proprio base., li puoi assolutamente personalizzare e li puoi applicare. Quindi puoi applicare anche più di un workflow. Più di una procedura a un progetto. Poi vedi le task, quindi le cose da fare le puoi aggiungere e poi verranno anche mostrate della dashboard principale. Quindi questo è molto utile perché può poi aggiungere tutte le cose da fare relative a questo progetto e ti verranno mostrate nella dashboard principale con tutte le scadenze. Nella sezione Note puoi prendere degli appunti relativi a questo progetto, quindi molto, molto ben organizzato. Qua andiamo a vedere la sezione degli scheduler, quindi puoi creare dei calendari. Andiamo a vedere il calendario.

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Eccolo qua. Andiamo a vedere. Ecco, quindi puoi creare il tuo calendario che puoi spedire alle clienti e loro poi possono prenotare in autonomia le colf con te, le sessioni, le consulenze con te e quale puoi personalizzare in posti, la durata imposti, la disponibilità. Può impostare la mail di conferma che viene spedita non appena una persona scarica non appena la persona prenota con te. Poi questa l'altra sezione molto interessante la sezione dei moduli. Qua abbiamo ad esempio la sezione dei contratti. Qui ci sono degli standard, non gli esempi standard di default. Ma tu puoi andare a copiarli oppure a modificarli. Puoi sfruttarli come base, oppure li puoi tranquillamente eliminare. Quindi ci sono i contratti, ci potresti mettere un template per un preventivo? Ci sono i questionari, quindi, ad esempio richieste informazioni ci sono, c'è la sezione proposal, sono i preventivi, il modulo di richiesta informazioni. Ma ci puoi anche aggiungere dei pdf a questa sezione? , quindi è veramente organizzato molto bene. Andiamo a vedere il questionario. Qua trovi un template.

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Pronto da modificare, ma puoi anche ovviamente andare a prendere tutti questi blocchi e portarli nel forma. Quindi, ad esempio, ci puoi aggiungere un'altra immagine. Oppure ci puoi aggiungere un blocco di testo che puoi andare a modificare e a personalizzare. Poi andiamo a vedere le immagini. Anche questa è un'altra funzione chiave. Io vi faccio vedere tutte le funzioni, altrimenti staremo qui fino a domani mattina faccio vedere le funzioni che secondo me sono veramente importanti ed essenziali. Le Canned Emails sono dei template pronti da spedire, sono delle mail, quindi andiamo a vedere ad esempio questa. Questa è la mail che come vedi qua c'è un campo personalizzato che viene personalizzato automaticamente con i dati che il cliente o il possibile cliente compilerà nel modulo. E questa è la mail che viene spedita non appena il modulo viene compilato. Modulo di richiesta informazioni viene compilato dopo 1 ora. Parte questa e-mail che è personalizzata con il nome della possibile cliente e che fornisce tutte le informazioni. , quindi questo è veramente comodo avere le card, i mail preparati, tutte le canned emails, quindi queste mail standard che ti permettono di risparmiare un sacco di tempo, cioè se tu hai per le tue clienti o possibili clienti fanno praticamente sempre le stesse domande qua tu carichi la mail nell'account, nella mail, nella sezione in questa sezione e poi non dovrai più digitare la mail, digitare la risposta, potrai andare a prendere il template, modificarlo se c'è bisogno e risparmiare un sacco di tempo.

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L'ultima sezione che ti faccio vedere sono i workflow, quindi sono le procedure. Allora qua c'è un esempio di procedura. E questo ragazzo va o completamente in automatico, oppure può andare anche parzialmente in automatico e parzialmente. Possono esserci delle task delle fasi di questa procedura che devono essere approvate manualmente da te. Quindi può essere anche un mix se ad esempio tu devi rivedere il modulo con le informazioni della possibile cliente per decidere se puoi effettivamente aiutare o no questa persona, , quindi questo è un esempio. Cosa succede quando? Quando la procedura inizia? Ad esempio, se la fase d'inizio, il momento di inizio e la compilazione del modulo di richiesta informazione, cosa succede? A parte la mail che dice grazie per avermi. Non vedo l'ora di iniziare a lavorare con te. . Subito dopo, quando questa azione viene completata, parte la mail che consegna il questionario iniziale per conoscere questa possibile cliente e capire cosa vuole fare questa cliente con te. La task successiva è un creare una lista di cose da fare per aggiungere tutte le informazioni relative a questo progetto.

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passate 2 ore dalla consegna del questionario nel consegnare il questionario, nel senso che il questionario poi è stato compilato dalla cliente, parte automaticamente la prima fattura. Dopo 2 ore, quindi ti permette. Nonostante sia tutto automatizzato, ti permette di impostare. Delle condizioni che rendono più realistica e personale l'interazione con le tue clienti. , abbiamo visto un sacco di cose. Abbiamo visto veramente tante cose, nonostante non siano tutte queste. Sono, come ti dicevo, le funzioni principali più importanti di Dubsado che ti aiutano veramente a semplificare, ottimizzare e ad automatizzare la tua attività online, con la conseguenza di risparmiare un sacco di tempo per concentrarti sul lavoro con le tue clienti. Quindi quando fai l'investimento per Dubsado uno strumento simile, nonostante certo sia un investimento sia economico sia di tempo, perché comunque, come abbiamo visto, è uno strumento abbastanza complesso. Vinci in termini di tempo guadagni tantissimo tempo che potrai dedicare al lavoro con le tue clienti oppure al tuo marketing. Fa veramente una grande, grandissima differenza nella gestione settimanale del tuo lavoro.

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Bene abbiamo visto Dubsado non ti spaventare, nel senso è vero che è una piattaforma complessa, però veramente è un grande, grandissimo aiuto. Quando arrivi a quel livello in cui la parte admin, la parte amministrativa del tuo business, si sta prendendo veramente troppo, troppo tempo. Ricordati che io ti posso aiutare a sviluppare le procedure del tuo business e a impostare Dubsado e nel frattempo puoi comunque iscriverti al canale. Se non l'hai già fatto trovi il pulsante qui sotto. Così non ti perdi nessuno dei prossimi video. Ciao.