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Accoglienza Clienti Perfetta:

Guida all'Onboarding per Professionisti Organizzati

Ultimo aggiornamento: 13 Ottobre 2026


Arrivi al ristorante e nessuno ti accoglie.

Aspetti, senza motivo.

Poi arriva un cameriere maleducato.

Serata rovinata, e in quel ristorante non torni più.


Con le clienti funziona uguale. L'accoglienza clienti è il momento in cui trasmetti fiducia, rispetto e voglia di collaborare. O in cui fai storcere il naso prima ancora di iniziare.


Con questo esempio vorrei farti capire l’importanza di un’accoglienza clienti fatta per trasmettere fiducia, rispetto e voglia di collaborare.

L'accoglienza clienti è la prima parte della collaborazione. Rassicura chi hai davanti e fa partire il progetto nel modo giusto.

E non solo. Un'accoglienza fatta bene rende le cose più gestibili anche per te.


Quando una nuova cliente ti contatta, sai già cosa fare, perché hai un flusso scritto:


  • mandi il link per prenotare una call conoscitiva
  • prepari il preventivo
  • prepari contratto e fattura
  • mandi i materiali preparatori
  • E così via...


Questo flusso vale anche per la chiusura del progetto (l'offboarding) e ti permette di:


  • non perdere pezzi per strada: nei periodi pieni capita a tutte di dimenticare un documento importante
  • essere più organizzata, quindi più tranquilla, e dare alla cliente un'esperienza professionale.


Quando sarà il momento, delegare l'accoglienza sarà molto più facile, perché avrai già mappato tutti i passaggi.

Gli strumenti da usare

Una volta definiti tutti i passaggi che tu e la tua (potenziale) cliente dovete compiere per partire, puoi scegliere gli strumenti.


Da una parte, puoi scegliere di usare strumenti diversi e complementari, come Calendly per prenotare i meeting, BreezeDoc per far firmare contratti e preventivi, Fatture in Cloud per le fatture, PayPal e Stripe per i pagamenti.


Dall’altro, puoi scegliere di investire in un unico strumento, come Dubsado, che si occupi di tutto: dai contratti, alle fatture, alle prenotazioni dei meeting e molto di più.


La differenza tra uno strumento unico e molti strumenti dipende dal numero di richieste. Con un volume alto, saltare tra 5 strumenti diversi crea molto più caos. Avere tutto in uno strumento come Dubsado ti semplifica la vita.

C'è anche una differenza di prezzo. Con 5 strumenti diversi puoi sfruttare i piani gratuiti. Usare uno strumento tutto in uno come Dubsado, significa fare un investimento sostanzioso a fronte di una maggior fluidità del lavoro.

Fondamentalmente possiamo dire che:


  • Se sei agli inizi del tuo business, oppure non hai un volume di richieste molto grande, potrebbe essere più semplice gestire 3-4 strumenti diversi,
  • Se invece hai un volume di richieste di preventivi significativo e regolare, può aver senso investire in uno strumento unico che ti aiuti ad ottimizzare e automatizzare dove possibile.


TidyCal: prenotare gli appuntamenti


Uno degli strumenti di cui parlo spesso è TidyCal, che ti serve per semplificare la fase di prenotazione di meeting e sessioni.

Hai presente il ping pong di email per trovare il giorno e l’ora che vadano bene per tutti?

Ecco, usando TidyCal o uno strumento simile invece te ne puoi dimenticare.

In pratica ti basta impostare le tue disponibilità, mandare il link al calendario alla tua cliente e voilà, la cliente può prenotare in totale autonomia in giorno e l’ora preferiti in base alle tue disponibilità.


Uno strumento del genere, ti permette anche di evitare le call “bucate”, ovvero quando i clienti si dimenticano del vostro appuntamento, perché puoi impostare dei promemoria.


Puoi anche creare moduli e questionari per raccogliere dati e materiali di cui puoi aver bisogno, e anche ricevere pagamenti per le tue consulenze.


TidyCal ha un piano gratuito: prenotazioni illimitate, ma un solo calendario collegato e meno funzioni. Per avere più funzioni paghi 29 dollari una volta sola (lo compri su AppSumo), senza rinnovi. Sui pagamenti incassati con Stripe, TidyCal trattiene l'1% nel piano gratuito e in quelli una tantum. Nel Pro invece no.



Alternative:


BreezeDoc: ovvero la firma dei contratti


BreezeDoc è uno strumento che ti permette di creare e inviare contratti, lettere d’incarico e preventivi per inviarli ai tuoi clienti chiedendo una firma digitale.


DISCLAIMER: Qui ti parlo esclusivamente dello strumento, ma ti consiglio di rivolgerti ad un avvocato per assicurarti che i tuoi contratti, firmati in questo modo, siano validi.


E’ tutto molto semplice: ti basta caricare il pdf nel portale di BreezeDoc, inserire i campi per cui richiedi la compilazione (nome, cognome, codice fiscale, data e firma ecc..), inserire l’indirizzo email del destinatario e inviare il tutto.

La tua cliente riceverà il tuo messaggio e potrà compilare il contratto in pochi click, e se non dovesse farlo, puoi anche impostare dei promemoria automatici.


BreezeDoc ha un piano gratuito con 10 documenti al mese. I piani a pagamento li compri una volta sola su AppSumo e non hanno rinnovi.

L’Individual costa 19 dollari: 20 documenti al mese, template illimitati, promemoria via email e registro delle attività.


Alternative:



Fatture in cloud

Fatture in Cloud è un software di fatturazione e gestione amministrativa.

Ti offre diverse funzionalità per semplificare la gestione delle fatture, la contabilità e i pagamenti.


Fatture in Cloud rende molto semplice creare e inviare fatture ai tuoi clienti: puoi personalizzare i modelli, gestire l’archivio delle fatture emesse (anche elettroniche) e ricevute, e monitorare lo stato dei pagamenti.


Ma non solo, ti aiuta anche con la gestione della contabilità, infatti puoi registrare le entrate e le spese, generare il bilancio e la dichiarazione dei redditi, e gestire il registro degli acquisti.

Oltre a generare le fatture, questo strumento ti permette anche di integrare i pagamenti con PayPal e carta di credito, così saldare la fattura è molto più veloce per i tuoi clienti.


Una cosa molto interessante di Fatture in Cloud è che puoi invitare il tuo commercialista a lavorare sullo stesso account, così il tuo commercialista avrà accesso diretto alla documentazione di cui avrà bisogno.


Parte dai 4 euro al mese per chi è nel regime forfettario altrimenti 12 euro/mese, ma puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni.


Alternative:


  • Fattura24: da 8 euro/mese per il piano Professional.
  • Aruba: per la fatturazione elettronica, 29 euro/anno + iva


Dubsado: una piattaforma tutto-in-uno

Dubsado è una piattaforma utile ma decisamente avanzata per gestire il tuo business e creare dei flussi di accoglienza o offboarding clienti in modo efficiente (perché puoi automatizzare molti passaggi).


Puoi tenere traccia dei tuoi clienti, pianificare i progetti, creare fatture e contratti personalizzati, creare moduli e questionari, e far prenotare meeting: tutto nella stessa piattaforma.


In particolare, con Dubsado, puoi tenere tutti i dettagli dei tuoi clienti in un unico posto. Puoi archiviare i contatti, le note, le preferenze e le email passate in modo da avere tutto a portata di mano.

Una funzione molto interessante è quella della gestione dei progetti: puoi definire le attività, le scadenze e gli obiettivi in modo da tenere tutto sotto controllo e lavorare in modo efficiente insieme al tuo cliente.


Essenziale secondo me è il portale clienti, dove puoi condividere materiali utili, link, moduli e molto altro senza dover passare dalla mail.


Dubsado ti permette di automatizzare molte operazioni come l’invio di e-mail di conferma di meeting oppure i promemoria, la generazione di fatture e la creazione di contratti e molto altro.

Insomma, una volta che avrai mappato la tua procedura di accoglienza, potrai far partire con un click un flusso automatizzato che ti farà risparmiare tempo.


Per quanto riguarda fatture e pagamenti, puoi creare fatture personalizzate e inviarle ai tuoi clienti direttamente dalla piattaforma.

Si integra con PayPal e Stripe, quindi ricevere i pagamenti è molto veloce, ma ovviamente puoi anche inserire i dati per ricevere pagamenti con il bonifico.


Insomma, Dubsado è uno strumento ne integra almeno 7:


  • Comunicazioni con i clienti via email,
  • Calendario per prenotazione call,
  • Gestione dei progetti,
  • Portale clienti,
  • Fatturazione,
  • Pagamenti,
  • Contratti, preventivi, moduli di contatto e questionari.


Il fatto che ti offra tutto questo in una singola piattaforma, ti permette un alto livello di automazione e gestione delle richieste, che ovviamente si riflette sul prezzo: 55 dollari/mese oppure 525 l’anno per il pacchetto completo (esiste il piano da 35/mese o 335/anno, ma non è completo e non ti permette di creare flussi automatizzati).


Caso Studio

In questa intervista con Alessia Savi, abbiamo parlato proprio della sua esperienza con Dubsado e come ha semplificato la gestione organizzativa delle sue procedure di accoglienza e offboarding. 


Quali strumenti scegliere per l’onboarding clienti?

Riassumendo, quando ti trovi a dover scegliere uno strumento per l’accoglienza clienti, queste sono alcune cose da tenere a mente:


Se scegli di utilizzare Dubsado:


  • Offre una piattaforma centralizzata per gestire tutte le fasi dell’accoglienza dei clienti,
  • Consente un alto livello di automazione e gestione delle richieste,
  • Richiede un investimento più elevato, sia in termini economici che di tempo,
  • Richiede senza dubbio un periodo di apprendimento per familiarizzare con l’interfaccia e le funzionalità, a meno che tu non ti rivolga ad un’esperta che possa aiutarti nell’impostazione o nel training (e in questo caso, mi hai trovata!)



Se scegli di utilizzare un set di strumenti:


  • Può essere più economico, perché puoi usare anche strumenti gratuiti,
  • Va bene se sei agli inizi oppure non hai un volume di richieste tale da dover automatizzare molti passaggi,
  • Dovrai necessariamente gestire strumenti diversi e imparare ad utilizzarli in modo efficiente (e anche in questo caso posso aiutarti a scegliere gli strumenti giusti per te e insegnarti ad usarli).


Qualunque sia la tua scelta, l’importante è che sia allineata ai tuoi obiettivi, competenze e budget e che ti accompagni nella crescita della tua attività.


Vuoi parlarmi dei tuoi progetti? Scrivimi!