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Accoglienza Clienti Perfetta:

Guida all'Onboarding per Professionisti Organizzati

Ci hai mai pensato?

Quando arrivi al ristorante ti aspetti di essere accolta dallo staff in tempi piuttosto rapidi, e un’attesa ingiustificata puo’ farti storcere il naso, come anche un cameriere maleducato.

Il risultato qual è? 

Potenzialmente la serata rovinata, ma anche la decisione di non tornare più in quel ristorante.


Con questo esempio vorrei farti capire l’importanza di un’accoglienza clienti fatta per trasmettere fiducia, rispetto e voglia di collaborare.

L’accoglienza clienti infatti è una chiave essenziale della collaborazione con i nostri clienti: permette di rassicurarli e far partire al meglio il tuo progetto.

E non solo.


Un’accoglienza clienti fatta bene, rende le cose più gestibili anche per te professionista.


Pensaci su: sapere esattamente quali sono i passaggi da seguire quando una nuova cliente ti contatta, ti mette nella condizione di far partire un flusso di azioni da seguire:


  • Mandare il link per prenotare una call conoscitiva,
  • Preparare il preventivo,
  • Preparare contratto e fattura,
  • Mandare i materiali preparatori,
  • E così via..

E questo set di azioni da compiere nell’accoglienza (ma anche nell’offboarding) di un progetto, ti permette anche di:

  • Evitare di perderti i pezzi per strada: sarà capitato anche te, in un momento molto pieno, di dimenticare di mandare un documento importante ad un cliente;
  • Sei più organizzata, che significa non solo essere più tranquilla, ma anche dare una migliore esperienza al cliente che ti percepisce organizzata e professionale;

Quando sarà il momento e se vorrai, sarà molto più facile delegare la fase di accoglienza clienti perchè avrai mappato tutti i passaggi necessari in questa fase.

Gli strumenti da usare

Ora, una volta definiti tutti gli step che tu e la tua (potenziale) cliente dovete compiere per far partire il vostro progetto insieme, potrai valutare gli strumenti che ti serviranno.


Da una parte, puoi scegliere di usare strumenti diversi e complementari, come ad esempio Calendly per prenotare i meeting, Signaturely per far firmare contratti e preventivi, Fatture in Cloud per le fatture, Paypal e Stripe per i pagamenti, e così via.


Dall’altro, puoi scegliere di investire in un unico strumento, come Dubsado, che si occupi di tutto: dai contratti, alle fatture, alle prenotazioni dei meeting e molto di più.


La differenza nell’usare uno strumento unico o molti, si riduce essenzialmente ad un discorso di quantità di richieste: quando hai un volume molto alto puo’ creare molto più caos fare il “saltarello” tra 5 strumenti diversi, mentre avere tutto in un unico strumento come Dubsado ti semplifica la vita.


C’è anche una sostanziale differenza di prezzo: se utilizzi 5 strumenti diversi, è probabile che tu riesca a sfruttare anche i piani gratuiti, mentre Dubsado ha un costo annuale che varia tra i 200 e i 400 dollari l’anno (dove il piano da 200 non ti offre comunque tutto il set necessario per una fase di accoglienza completa).


Fondamentalmente possiamo dire che:


  • Se sei agli inizi del tuo business, oppure non hai un volume di richieste molto grande, potrebbe essere più semplice gestire 3-4 strumenti diversi,
  • Se invece hai un volume di richieste di preventivi significativo e regolare, puo’ aver senso investire in uno strumento unico che ti aiuti ad ottimizzare e automatizzare dove possibile.


Calendly: prenotare gli appuntamenti


Uno degli strumenti di cui ti ho parlato è Calendly, che ti serve per semplificare la fase di prenotazione di meeting e sessioni.

Hai presente il ping pong di email per trovare il giorno e l’ora che vadano bene per tutti?

Ecco, usando Calendly o uno strumento simile invece te ne puoi dimenticare.


In pratica ti basta impostare le tue disponibilità, mandare il link al calendario alla tua cliente e voilà, la cliente puo’ prenotare in totale autonomia in giorno e l’ora preferiti in base alle tue disponibilità.


Uno strumento del genere, ti permette anche di evitare le call “bucate”, ovvero quando i clienti si dimenticano del vostro appuntamento, perché puoi impostare dei promemoria.

Puoi anche creare moduli e questionari per raccogliere dati e materiali di cui puoi aver bisogno, e anche ricevere pagamenti per le tue consulenze.


Calendly parte dal piano gratuito, che va benissimo per partire ma non include i promemoria del meeting e ti fa creare un solo tipo di appuntamento.

In ogni caso il piano a pagamento parte dagli 8 dollari al mese e ti offre molta flessibilità: è molto semplice da usare e ti aiuta davvero nell’organizzazione dei tuoi meeting.


Alternative:


  • Acuity: da 16 dollari/mese
  • Book like a Boss: da 7,50 dollari al mese
  • TidyCal: un’alternativa molto valida a Calendly di AppSumo - 29 dollari per una licenza a vita.


ZohoSign: ovvero la firma dei contratti


ZohoSign è uno strumento che ti permette di creare e inviare contratti, lettere d’incarico e preventivi per inviarli ai tuoi clienti chiedendo una firma digitale.


DISCLAIMER: Qui ti parlo esclusivamente dello strumento, ma ti consiglio di rivolgerti ad un avvocato per assicurarti che i tuoi contratti, firmati in questo modo, siano validi.


E’ tutto molto semplice: ti basta caricare il pdf nel portale ZohoSign, inserire i campi per cui richiedi la compilazione (nome, cognome, codice fiscale, data e firma ecc..), inserire l’indirizzo email del destinatario e inviare il tutto.

La tua cliente riceverà il tuo messaggio e potrà compilare il contratto in pochi click, e se non dovesse farlo, puoi anche impostare dei promemoria automatici.


ZohoSign parte dal piano gratuito che include 5 richieste di firme mensili.


Alternative:



Fatture in cloud

Fatture in Cloud È un software di fatturazione e gestione amministrativa.

Ti offre diverse funzionalità per semplificare la gestione delle fatture, la contabilità e  i pagamenti.


Fatture in Cloud rende molto semplice creare e inviare fatture ai tuoi clienti: puoi personalizzare i modelli, gestire l’archivio delle fatture emesse (anche elettroniche) e ricevute, e monitorare lo stato dei pagamenti.


Ma non solo, ti aiuta anche con la gestione della contabilità, infatti puoi registrare le entrate e le spese, generare il bilancio e la dichiarazione dei redditi, e gestire il registro degli acquisti.

Oltre a generare le fatture, questo strumento ti permette anche di integrare i pagamenti con PayPal e carta di credito, così saldare la fattura è molto più veloce per i tuoi clienti.


Una cosa molto interessante di Fatture in Cloud è che puoi invitare il tuo commercialista a lavorare sullo stesso account, così il tuo commercialista avrà accesso diretto alla documentazione di cui avrà bisogno.


Parte dagli 8 euro al mese per chi è nel regime forfettario altrimenti 10 euro/mese, ma puoi provarlo gratuitamente per 30 giorni.


Alternative:


  • Fattura24: da 5 euro/mese per il regime forfettario e da 8 euro/mese per il regime ordinario.
  • Aruba: per la fatturazione elettronica, 25 euro/anno.


Dubsado: una piattaforma tutto-in-uno

Dubsado è una piattaforma utile ma decisamente avanzata per gestire il tuo business e creare dei flussi di accoglienza o offboarding clienti in modo efficiente (perché puoi automatizzare molti passaggi).


Puoi tenere traccia dei tuoi clienti, pianificare i progetti, creare fatture e contratti personalizzati, creare moduli e questionari, e far prenotare meeting: tutto nella stessa piattaforma.


In particolare, con Dubsado, puoi tenere tutti i dettagli dei tuoi clienti in un unico posto. Puoi archiviare i contatti, le note, le preferenze e le email passate in modo da avere tutto a portata di mano.

Una funzione molto interessante è quella della gestione dei progetti: puoi definire le attività, le scadenze e gli obiettivi in modo da tenere tutto sotto controllo e lavorare in modo efficiente insieme al tuo cliente.


Essenziale secondo me è il portale clienti, dove puoi condividere materiali utili, link, moduli e molto altro senza dover passare dalla mail.


Dubsado ti permette di automatizzare molte operazioni come l’invio di e-mail di conferma di meeting oppure i promemoria, la generazione di fatture e la creazione di contratti e molto altro.

Insomma, una volta che avrai mappato la tua procedura di accoglienza, potrai far partire con un click un flusso automatizzato che ti farà risparmiare tempo.


Per quanto riguarda fatture e pagamenti, puoi creare fatture personalizzate e inviarle ai tuoi clienti direttamente dalla piattaforma.

Si integra con PayPal e Stripe, quindi ricevere i pagamenti è molto veloce, ma ovviamente puoi anche inserire i dati per ricevere pagamenti con il bonifico.


Insomma, Dubsado è uno strumento ne integra almeno 7:


  • Comunicazioni con i clienti via email,
  • Calendario per prenotazione call,
  • Gestione dei progetti,
  • Portale clienti,
  • Fatturazione,
  • Pagamenti,
  • Contratti, preventivi, moduli di contatto e questionari.


Il fatto che ti offra tutto questo in una singola piattaforma, ti permette un alto livello di automazione e gestione delle richieste, che ovviamente si riflette sul prezzo: 40 dollari/mese oppure 400 l’anno per il pacchetto completo (esiste il piano da 20/mese o 200/anno, ma non è completo e non ti permette di creare flussi automatizzati).


Caso Studio

In questa intervista con Alessia Savi, abbiamo parlato proprio della sua esperienza con Dubsado e come ha semplificato la gestione organizzativa delle sue procedure di accoglienza e offboarding. 


Quali strumenti scegliere per l’onboarding clienti?

Riassumendo, quando ti trovi a dover scegliere uno strumento per l’accoglienza clienti, queste sono alcune cose da tenere a mente:


Se scegli di utilizzare Dubsado:


  • Offre una piattaforma centralizzata per gestire tutte le fasi dell’accoglienza dei clienti,
  • Consente un alto livello di automazione e gestione delle richieste,
  • Richiede un investimento più elevato, sia in termini economici che di tempo,
  • Richiede senza dubbio un periodo di apprendimento per familiarizzare con l’interfaccia e le funzionalità, a meno che tu non ti rivolga ad un’esperta che possa aiutarti nell’impostazione o nel training (e in questo caso, mi hai trovata!)



Se scegli di utilizzare un set di strumenti:


  • Può essere più economico, perchè puoi usare anche strumenti gratuiti,
  • Va bene se sei agli inizi oppure non hai un volume di richieste tale da dover automatizzare molti passaggi,
  • Dovrai necessariamente gestire strumenti diversi e imparare ad utilizzarli in modo efficiente (e anche in questo caso posso aiutarti a scegliere gli strumenti giusti per te e insegnarti ad usarli).


Qualunque sia la tua scelta, l’importante è che sia allineata ai tuoi obiettivi, competenze e budget e che ti accompagni nella crescita della tua attività.


newsletter Alessia Pandolfi Tech Expert

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