Trascrizione automatica del video

[00:00:00.360] 

Oggi parliamo di flussi di lavoro. Che cosa sono questi benedetti flussi di lavoro oppure procedure anche chiamati nel mondo corporate? Quindi nel mondo delle aziende è SOP, Standard Operating Procedures. Allora altro non sono che una lista di passaggi che tu devi eseguire per raggiungere un certo obiettivo. Ad esempio iniziare a lavorare una collaborazione con una nuova cliente oppure terminare la collaborazione a un progetto. Ma fondamentalmente perché esistono i flussi di lavoro, perché esistono le procedure, perché ti permettono di lavorare meglio e ti permettono di evitare gli errori quando devi fare una certa cosa, come ad esempio programmare una newsletter oppure programmare, pubblicare un articolo sul blog. Una volta che tu sviluppi le procedure, i workflow, i flussi di lavoro nel tuo business, puoi vedere dove puoi semplificare, ti rendi conto di cosa puoi automatizzare e di conseguenza rimuovi anche il lavoro manuale che ti fa perdere un sacco di tempo. Così ti permette di essere più veloce, più efficace e servire al meglio le tue clienti. E in questo video ti faccio vedere il mio flusso di lavoro per la collaborazione, l'inizio di una collaborazione con una nuova cliente.

[00:01:40.320] 

Ciao, io sono Alessia, sono una tech expert per te che lavori online e il mondo digitale ti fa impazzire. Allora, come abbiamo detto in questo video, ti faccio vedere la mia procedura, la mia procedura di onboarding. In gergo tecnico, la procedura di inizio di collaborazione con una nuova cliente. Allora eccoci dentro Trello, dove io ho in lista tutte le procedure del mio business e questa è la procedura di onboarding, quindi di inizio collaborazione con una nuova cliente, ma anche includo anche la fase di conclusione di un progetto. allora io tutte le volte che inizio una collaborazione con una nuova cliente faccio un duplicato di questa tabella, di questa task. che cosa trovo dentro questa task? Qual è la mia procedura? Intanto trovo il link per prenotare una consulenza o una sessione conoscitiva con me. Poi questa è la check list. allora cosa succede quando io, quando mi arriva una richiesta di informazioni da parte di una possibile cliente, le mando il link per prenotare la call.

[00:03:00.660] 

Eccolo qua il link, quindi ho tutto insieme. Quando questo ha fatto marco questo step come completato. Poi, quando la persona prenoterà la sua sezione conoscitiva con me vado avanti. E marco il secondo passaggio. Poi il passaggio successivo. Quando una persona prenota la sessione conoscitiva con me deve compilare un questionario dove io faccio delle domande. Quindi, prima della call conoscitiva mi devo andare a leggere tutte le informazioni e a fare un po di ricerca sul sito, sui canali social, sui progetti che questa persona vuole condividere con me. Il passaggio successivo è avere la sessione conoscitiva a cui posso far seguire il preventivo se necessario. Una volta che sono arrivata qua, quando la cliente approva il preventivo. Oh la task qua pronta che mi ricorda che devo mandare una mail oppure il modulo per raccogliere i dati della fattura e aggiungere la nuova cliente al mio software di contabilità. Questo, in particolare, è un passaggio che molte volte io in passato ho dimenticato. Quindi qui sta proprio l'utilità dell'avere una procedura ben chiara perché fare affidamento solo sulla memoria?

[00:04:32.930] 

Cioè dire vabbè, ma io tanto lo so cosa devo fare quando inizia un progetto con una nuova cliente? Sì, certo che lo sai, però. Magari in un momento un po più impegnativo, per qualsiasi ragione, magari se stanca, magari ci sono tanti progetti in corso. Magari ti puoi dimenticare un passaggio, poi devi tornare indietro di mandare un'altra mail. Quindi avere una procedura ben mappata da seguire ti permette davvero di ottimizzare il tempo che tu impieghi nel creare anche questa relazione di fiducia con la tua possibile clienti e le tue clienti. quindi poi andiamo avanti a preparare la fattura se necessario. E. Impostare, non importare, impostare. Ecco impostare la fatturazione ricorrente, quindi se la cliente paga in un'unica rata a posto così, se invece la cliente ha richiesto un piano rateale. Vado ad impostare la fatturazione ricorrente in modo che io non devo ricordarmi ogni 30 giorni, ogni X settimanale di dover fare la fattura, ma mi affido al mio software di fatturazione per generare una fattura ogni 30 giorni.

[00:06:07.280] 

Poi lo step successivo è andare a preparare il contratto prima di iniziare la collaborazione effettiva, assicurarsi che preventivo, contratto e fattura siano approvati e saldati. Il passaggio successivo è decidere la modalità di comunicazioni e la frequenza di aggiornamenti. Ci sentiamo una volta a settimana via Zoom oppure ci sentiamo una volta a settimana via mail. Ti faccio un recap, quindi una lista di tutte le cose che ho fatto durante quella settimana lo decidiamo qua. Poi creo una board nel mio task manager per mappare il progetto e mettere creare la lista delle cose da fare, condividere la board con la cliente. Poi preparo la mia e-mail di benvenuto con il mio pacchetto di benvenuto, che è un pdf dove offro le informazioni di base, ad esempio le mie disponibilità, la time line del progetto, eccetera, eccetera. Il passaggio successivo è chiedere alla cliente di farmi avere le password via LastPass, che è un software di gestione di password. Quindi ho una cassaforte criptata online dove posso salvare le password in tutta sicurezza e vado a programmare il meeting successivo con questa cliente in modo da fare la nostra prima colla di partenza del progetto, dove andremo a definire tutti i dettagli del nostro progetto e tutti i passaggi.

[00:07:39.500] 

Una volta che sono arrivata a questa ultima task, la cosa successiva è a fine progetto mandare il modulo di richiesta feedback. una volta che tutte queste task sono fatte, io so che non ho saltato niente. Ho portato a conclusione il progetto in maniera organizzata, professionale. Bene ragazzi, e questa è la mia procedura di onboarding. Potete scaricare sotto la descrizione del video trovate il link per scaricare un PDF che è l'esatta replica della mia procedura che potete usare come ispirazione per mappare la vostra procedura, perché so che a volte magari può essere un po complicato, non mettersi lì a dover scrivere passo per passo tutte le cose da fare. Magari non pensi a qualcosa, magari te ne dimentichi. Quindi usate il mio template, trovate il link va sotto nella descrizione e poi mettetevi nei commenti, fatemi sapere se l'avete scaricata, se vi è stata utile e se avete poi creato la vostra. La vostra procedura di onboarding. Ciao ragazzi, alla prossima.