Semplificare l’accoglienza dei nuovi clienti sfruttando strumenti già in uso
Il caso di Alessandra Martelli - Traduttrice e copywriter
La sfida
Alessandra è copywriter e traduttrice, aiuta creativi, freelance e imprenditori digitali a promuoversi e vendere online con successo, restando fedeli ai propri valori e alla propria voce.
L’anno scorso, Alessandra si è resa conto che il processo di accoglienza dei suoi clienti era macchinoso e manuale: spesso le capitava che i clienti si dimenticassero delle sessioni.
Gestire manualmente tutte le comunicazioni richiedeva molto tempo e nonostante avesse provato ad utilizzare un’agenda virtuale, i risultati non erano stati soddisfacenti.
Cosa ho fatto
Durante la sua “Power Hour” insieme, abbiamo analizzato il suo processo e trovato alcuni modi per ottimizzare l’utilizzo dei due strumenti che già utilizzava durante la fase di onboarding: Calendly e Zoom.
Abbiamo cominciato creando due eventi prenotabili attraverso Calendly, definendo un calendario delle disponibilità specifiche per permetterle di concentrare tutte le sessioni in un solo giorno a settimana anziché dividerle su giorni diversi.
Oltre a questo, abbiamo impostato due workflow (flussi automatizzati) per gestire automaticamente le conferme degli appuntamenti e i promemoria.
Questo ci ha permesso di ridurre significativamente il numero di chiamate “bucate” da parte dei clienti e allo stesso tempo eliminare la necessità di inviare mail manualmente.
Risultati
L’implementazione di queste soluzioni ha portato a risultati efficienti per Alessandra: sfruttando al massimo gli strumenti che utilizzava già in maniera parziale, siamo riuscite a ottimizzare le risorse disponibili e ridurre il tempo speso nell’accoglienza dei nuovi clienti.
La sua esperienza
Alessia è un portento gentile. Ascolta ciò di cui hai bisogno, ti spiega i pro e i contro e ti aiuta a ottenere il meglio dagli strumenti che usi ogni giorno.
Mi sono rivolta a lei per semplificare i miei processi di onboarding e in una Power Hour è cambiato tutto.
Grazie alle soluzioni che Alessia mi ha proposto e abbiamo attuato insieme, ho recuperato tre ore a settimana che per un freelance sono un vero tesoro.
La mia agenda è più leggera, i clienti arrivano puntuali alle call - niente più “me lo ero scordato, riprogrammiamo?” - e io ho più tempo da dedicare al mio lavoro e a me.