Una gestione più snella della procedura di accoglienza delle nuove clienti
Il caso di Alessia Savi - Digital Strategist
La sfida
Alessia è una digital strategist e si occupa di strategie di comunicazione e marketing sostenibili per business al femminile.
Quando ci siamo incontrate, desiderava migliorare il sistema di accoglienza delle nuove clienti: da una parte per offrire un’esperienza clienti più professionale, dall’altra per avere un sistema organizzato che le permettesse di lavorare al meglio.
Alessia gestiva numerose caselle di posta elettronica attraverso le quali le sue (possibili) clienti la contattavano, ma questo creava ritardi nelle sue risposte, oltre a un senso di frustrazione per una gestione infinita delle email.
Trascorreva davvero troppo tempo sulla parte amministrativa della sua attività, perchè giustamente teneva a personalizzare le sue risposte e a fornire il giusto supporto alle sue clienti.
Alessia aveva anche l’obiettivo di aggiornare la piattaforma utilizzata per erogare i suoi corsi online, perchè la piattaforma che utilizzava, Thinkific, era diventata limitante e costosa.
Cosa ho fatto
La prima fase del progetto è stata dedicata all’analisi approfondita del sistema di gestione clienti di Alessia.
Abbiamo osservato attentamente le attività che Alessia svolgeva in quella prima fase di richiesta di preventivi e inizio di collaborazione.
Ci siamo soffermate nell’identificazione dei punti che creavano difficoltà e e ritardi, e che rischiavano di avere un esito potenzialmente negativo dal punto di vista dell’esperienza clienti.
Dopo aver identificato le aree critiche da migliorare, ho sviluppato due soluzioni che avrebbero permesso ad Alessia di:
- Gestire le richieste di preventivi in maniera rapida ma personalizzata,
- Ottimizzare il tempo utilizzando un solo strumento per organizzare i progetti in corso,
- Migliorare l’esperienza clienti grazie ad una piattaforma corsi con un focus particolare sulla gamification.
La prima soluzione consisteva nell’implementare Dubsado come software di gestione clienti e progetti. Questa piattaforma permette di automatizzare in modo strategico le diverse fasi del processo di accoglienza, fornendo alle potenziali clienti tutte le informazioni necessarie in tempi rapidi.
Allo stesso tempo, Alessia puo’ tenere sotto controllo i progetti in corso e futuri nella stessa piattaforma, avendo sott’occhio anche tutte le interazioni con ogni cliente.
Abbiamo sfruttato Dubsado anche come strumento per raccogliere feedback e informazioni importanti durante i percorsi individuali e di gruppo.
Oltre a questo, con Dubsado Alessia può anche programmare le sessioni con le clienti, perchè include un sistema di prenotazione integrato al suo calendario.
Per quanto riguarda la piattaforma dei corsi, abbiamo scelto di migrare tutti i contenuti dalla sua precedente piattaforma, Thinkific, a MemberVault. Questo spostamento ha migliorato l’esperienza delle clienti durante la fruizione dei materiali grazie all’introduzione della gamification. La possibilità di apprendere attraverso una modalità di “gioco” ha reso l’apprendimento più piacevole e coinvolgente.
Allo stesso modo, MemberVault si integra direttamente con la piattaforma email marketing di Alessia, e questo aspetto era essenziale per poter sincronizzare le clienti in automatico, altrimenti non avrebbero ricevuto informazioni essenziali relative al (per)corso che avevano acquistato.
Risultati
L’utilizzo di Dubsado ha permesso ad Alessia di impostare automazioni strategiche che forniscono alle sue clienti tutte le informazioni necessarie in modo rapido ed efficiente. Non ha più bisogno di rispondere manualmente alle richieste tramite email, ma tutto viene gestito automaticamente attraverso un sistema intelligente.
Il che significa che nonostante Dubsado sia una piattaforma che permette un alto livello di automazione, non viene mai a mancare quel tocco personale che è essenziale nella creazione di una relazione di fiducia nelle clienti.
La migrazione dei contenuti dei corsi su MemberVault ha permesso ad Alessia di creare dei corsi interattivi e motivanti, colmi di stimoli e sorprese per le clienti più attive, proprio per incoraggiare un livello di partecipazione più intenso.
La sua esperienza
Alessia è l’alleata perfetta a cui chiedere supporto lasciandosi trasportare dalla fiducia e dalla gioia di realizzare qualcosa insieme, con la certezza di avere accanto qualcuno che crede in te e nel tuo progetto.
Alessia fa di tutto per vederlo volare sempre più in alto.
Avere una professionista così specializzata accanto ti permette di non fare investimenti a vuoto ma di avere qualcuno che ti guida e sa consigliarti, dove non sei tu a doverti sobbarcare l’onere di scelta ma hai qualcuno al tuo fianco che ti guida e consiglia le soluzioni migliori.
Qualcuno che non solo si fa carico della parte operativa ma anche di quella strategica, alleggerendo il carico mentale dettato dalla ricerca e dall’incertezza dei passi da compiere.
Ad Alessia ho chiesto aiuto per snellire le procedure interne e il lavoro one to one con le mie clienti per dare loro un luogo virtuale accogliente ma che mi permettesse di non investire un tempo infinito nella gestione della posta elettronica, degli appuntamenti, dello scambio durante i percorsi di consulenza.
Ora ho tutto sotto controllo in un unico luogo ed è fantastico!
Alessia è una professionista dal cuore immenso: generosa, attenta, meticolosa e instancabile.
Un’alleata che chiunque dovrebbe avere al proprio fianco per rendere il proprio business più strutturato, sostenibile e flessibile.
Perché la sostenibilità e l’organizzazione passano anche dagli strumenti che scegliamo di utilizzare.