4 app per gestire appuntamenti e meeting come una star

TidyCal

TidyCal è uno strumento semplicissimo, molto simile a Calendy, per gestire i meeting con i tuoi clienti.

Non ha troppe pretese né funzionalità avanzate o complesse, perciò se hai bisogno di uno strumento facile che parli al tuo calendario e semplifichi la prenotazione delle sessioni, fa davvero al caso tuo.

Puoi creare diversi tipi di appuntamento in pochi clic, condividerli tramite link oppure integrarli con un pezzetto di codice nel tuo sito web.

Quando vai a creare un meeting, puoi anche creare consulenze a pagamento, oppure creare un questionario che deve essere compilato per poter prenotare la sessione.

A livello di grafica e personalizzazione del brand, non ti dà troppe possibilità: è uno strumento molto semplice ma che funziona bene. 

Si integra con  Google Calendar, Office 365, Zoom e Google Meet, questo significa che:

• se colleghi il tuo calendario, TidyCal renderà prenotabili i giorni e orari in cui tu sei disponibile e non hai già altri impegni,
• ovviamente i meeting prenotati verranno riportati nel tuo calendario,
• se colleghi Zoom o Google Meet, per ogni meeting creato verrà creato un nuovo link e mandato sia alla tua cliente che a te, per un accesso facile.
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Ci tengo a sottolineare che queste cose sono applicabili a tutti gli strumenti di cui ti parlerò in questo articolo, ma la cosa davvero interessante è che TidyCal lo puoi avere a vita, con un solo pagamento di 29 dollari. 

C’è anche un piano gratuito, ma è piuttosto limitante, e visto che è disponibile la licenza a vita a 29 dollari, il mio consiglio è di sfruttarla visto che ti offre un sacco di funzionalità in più (tipo i promemoria personalizzati per chi prenota le sessioni con te, la creazione automatica del link a Zoom/Meet di cui abbiamo parlato sopra, sessioni a pagamento e altro..) 

Se devo fare un appunto in negativo a questa piattaforma, è che a volte si puo’ bloccare o sballare un po’, oppure non sincronizzare correttamente gli appuntamenti sul calendario.

Vero è che mi è successo solo poche volte ed il servizio clienti è stato velocissimo a risolvere questo problema.

Funzionalità chiave

• Appuntamenti illimitati
• Interfaccia semplice e intuitiva per le prenotazioni
• Puoi collegare fino a 10 calendari diversi
• Impostabile in italiano 
• Puoi creare pacchetti di sessioni o sessioni singole, sia gratuite che a pagamento

Prezzi di TidyCal:

• Piano gratuito: riunioni gratuite (1 connessione di calendario)
• Piano a vita: $29 su AppSumo (pagamento una tantum).

Calendly

Calendly è probabilmente lo strumento più conosciuto per la gestione delle sessioni online, e a buona ragione. 

Ci tengo a sottolineare che è molto simile a TidyCal, infatti usandoli entrambi, puoi davvero vedere che il layout e le funzionalità sono davvero allo stesso livello.

Come TidyCal, è facile da usare: puoi creare diversi tipi di appuntamento (con il piano a pagamento), condividere il link per permettere ai tuoi clienti di scegliere l’orario più comodo, oppure integrarlo direttamente nel tuo sito tramite un pezzettino di codice.

Calendly si collega con Google Calendar, Office 365, Zoom e Google Meet, così ogni appuntamento che viene prenotato appare automaticamente sul tuo calendario e crea il link per il meeting.

Anche se Calendly non offre troppe opzioni di personalizzazione grafica per le tue pagine (a differenza ad esempio di Book Like a Boss), resta lo strumento perfetto per chi vuole un’app semplice ma che funziona bene.

A differenza di TidyCal, non ho mai avuto problemi nelle sincronizzazioni degli appuntamenti prenotati tramite questo strumento.

Anche con Calendly puoi creare delle sessioni a pagamento e aggiungere un questionario per raccogliere le informazioni di cui hai bisogno (esattamente come faccio io).

Il piano gratuito è più che sufficiente se non ti servono troppe cose: puoi creare un solo di tipo di appuntamento, mandare la conferma di prenotazione (ma non un promemoria a ridosso del meeting), e creare tipi di appuntamento “gratuiti” (ovvero non puoi raccogliere i pagamenti direttamente da Calendly).

Funzionalità chiave:

• Appuntamenti illimitati
• Sincronizzazione con Google Calendar, Office 365, Zoom e Google Meet
• Condivisione del link semplice
• Possibilità di accettare pagamenti per le sessioni - solo nei piani a pagamento

Prezzi di Calendly:

• Piano gratuito: un solo tipo di appuntamento e collegamento ad un solo calendario
• Piani a pagamento: a partire da 10 dollari al mese

Acuity Scheduling

Con Acuity Scheduling cominciamo a dirigerci verso una piattaforma più completa e complessa, che ti permette una gestione dei meeting con i tuoi clienti in maniera molto più avanzata.

Per farti un esempio, se organizzi workshop o corsi, anche ricorrenti, è molto più semplice offrire una procedura di registrazione e iscrizione ai tuoi clienti, rispetto a Calendly o TidyCal.

Oppure, con il piano Growing puoi anche vendere abbonamenti, buoni regalo e pacchetti di appuntamenti.

A differenza degli strumenti che abbiamo visto prima, Acuity non ha il piano gratuito, ma in tutti i piani a pagamento puoi:

• Offrire coupon e buoni per sconti,
• Consentire ai clienti si lasciarti la mancia
• Organizzare corsi, workshop o eventi di gruppo
• Fare upselling ai clienti permettendo loro di aggiungere sessioni extra o altri prodotti
• Report avanzati di partecipazione e no-show
• Sincronizzazione con Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange e Office 365
• Integrazioni dirette con diverse piattaforme email marketing
• Integrazioni tramite Zapier per far parlare Acuity ad altre app.

Come Calendly, Acuity si integra perfettamente con Google Calendar, Office 365, Zoom e Google 

Acuity ha anche un certo costo, quindi è lo strumento più adatto nel caso tu offra corsi, workshop, o che abbia un team che si occupa delle consulenze.

Funzionalità chiave:

• Personalizzazione della piattaforma e delle email di conferma/promemoria, inclusi gli SMS
• Sincronizzazione con Google Calendar, Office 365, Zoom e Google Meet
• Creazione di appuntamenti singoli, di gruppo e pacchetti di sessioni
• Possibilità di accettare pagamenti 

Prezzi di Acuity Scheduling:

• Piano gratuito: non disponibile.
• Piani a pagamento: a partire da 16 dollari al mese

Book like a boss

Book Like a Boss, oppure BLAB, è lo strumento che utilizzo per gestire gli appuntamenti con i clienti. Lo uso ormai da tantissimi anni e tra tutti gli strumenti di cui ti ho parlato, è sicuramente il più personalizzabile in termini di branding.

Le funzionalità di base sono le stesse:

• prenotazione di meeting, sia gratuiti che a pagamento,
• integrazione con Google Calendar e simili, Zoom, Meet..
• prenotazioni in gruppo,
• questionari in fase di prenotazione
• ecc..

Ma oltre alle funzionalità base, trovi anche delle caratteristiche che offre anche Acuity, come:

• pagamenti ricorrenti per membership,
• corsi, workshop ed eventi,
• prenotazioni ricorrenti.

Il punto di forza di Blab, a mio parere, è la sua personalizzazione: puoi creare un vero e proprio mini-sito dove inserire testimonial, FAQ, elencare i tuoi servizi e le consulenze..insomma, Blab per me è stato essenziale nel periodo in cui dovevo fare grossi lavori di ristrutturazione al sito, perché reindirizzando il traffico a questa pagina, non ho perso possibilità di contatti e nuovi progetti.

Per me Blab è la piattaforma più completa e personalizzabile tra tutte quelle di cui ti ho parlato oggi.

Funzionalità chiave:

• Super personalizzabile con il tuo brand
• Integrazione con Google Calendar e Office 365, Zoom e Meet
• Diversi tipi di eventi di appuntamento, inclusi meeting di gruppo, corsi, workshops, pacchetti e appuntamenti ricorrenti

Prezzi di Blab:

• Piano gratuito: non disponibile
• Piani a pagamento: Da 8,33 dollari al mese.

Ricapitolando

Avere un’app di gestione appuntamenti ti semplifica la vita, velocizza il lavoro e dà un enorme vantaggio ai tuoi clienti, ovvero scegliere in autonomia quando prenotare la sessione con te, in base alle tue disponibilità.

Per poi avere tutto in chiaro e organizzato sul tuo calendario: bello, no?

Quindi, per riassumere:

• TidyCal e Calendly vanno bene se non hai un grande budget, sei agli inizi o, semplicemente, non hai grandi pretese di funzionalità avanzate o di personalizzazione,
• Acuity e Blab vanno invece benissimo se fai tante consulenze, eventi, workshop, o se vuoi personalizzare al 100% la pagina di prenotazione, per rafforzare la percezione del brand.

A proposito, sai che Calendly è uno degli strumenti di cui parlo nella mia guida 10 strumenti gratuiti per un business leggero?

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