Da mesi cerchi chi possa gestire i tuoi sistemi di lavoro?

Cosa succede quando trovi la persona giusta

Quando una cliente inizia a lavorare con me, la prima cosa che mi dice è: che sollievo.

Non perché io faccia magie, ma perché smette di essere lei a doversi occupare di capire come funzionano gli strumenti, quali scegliere, come impostarli. Mi racconta cosa vuole ottenere, un lancio, un nuovo sistema di iscrizioni, una newsletter che funzioni sul serio, e sono io a cercare la soluzione tecnica giusta, in base al suo obiettivo, al suo budget, alle sue competenze.

Ma non finisce lì, perché uno dei miei valori è l’autonomia.

Per me è importantissimo evitare la situazione tipica da agenzia: voglio che le mie clienti restino autonome e indipendenti, mai in trappola con uno strumento che solo io so gestire.

Per questo, quando lavoriamo insieme, la formazione e la fase di revisione fanno sempre parte del percorso.

Alla fine, tu sai usare quello che abbiamo costruito. Sei libera di esplorarlo, ampliarlo, portarlo avanti da sola, o di tornare da me solo se e quando ne avrai bisogno.

In pratica, questo significa gestire in autonomia la tua piattaforma di email marketing.

Significa sapere che gli strumenti che usi sono quelli giusti per te, e saperli usare. E significa, ad esempio durante un lancio, avere qualcuno al tuo fianco che si occupa della parte tecnica (quella che da sola ti darebbe il mal di testa) così tu puoi concentrarti su quello che conta davvero per te.

Il caso di Beatrice

Beatrice Galeazzi è una personal trainer con 15.000 iscritte alla sua newsletter. Anni fa si era affidata a un'agenzia, che le aveva impostato ActiveCampaign: lei aveva solo competenze base, imparate da sola, senza nessuno che le spiegasse come usare sul serio lo strumento, perché tanto lo gestiva l’agenzia.

Beh, secondo te cosa è successo? Un bel giorno la collaborazione con l’agenzia si è interrotta e lei si è trovata da sola.

Nel tempo ActiveCampaign è diventato sempre più costoso, e il servizio clienti sempre più assente.

Poi un giorno il panico: i suoi tassi di apertura erano crollati dal 30-40% a un preoccupante 10%. Non sapeva cosa fare, né come risolvere questo enorme problema.

Insieme, nel 2025, abbiamo scelto una nuova piattaforma, Kit, e ho gestito tutta la migrazione: contatti, automazioni, e soprattutto una pulizia profonda dell'account, che l'agenzia non aveva mai fatto. Abbiamo ridotto la lista contatti eliminando quelli inattivi e impostato tutto da zero.

Oggi i tassi di apertura di Beatrice superano il 40%, e i costi mensili sono scesi da 265 a 141 euro. 

Se ti riconosci in questa situazione, uno strumento che hai ereditato e mai imparato a usare fino in fondo, che oggi ti sta costando più di quanto ti sta dando, il problema non sei tu. È che nessuno ti ha mai insegnato come gestirlo per bene.

Cosa fa una Tech Systems Strategist?

Prima di tutto, viene la strategia.

Prima ancora di guardare uno strumento, ho bisogno di capire dove vuoi arrivare. Non solo l'obiettivo immediato (il lancio, la migrazione, il sistema da sistemare), ma anche la direzione a medio e lungo termine: dove vuoi essere tra uno, due, tre anni. Più le idee sono chiare da parte tua, più il lavoro sugli strumenti diventa semplice, perché posso costruire pensando anche a dove sarai dopo, non solo a dove sei ora.

Poi c'è l'inventario di quello che hai già. Mi è capitato spesso di trovare clienti che pagavano due o tre strumenti diversi per fare, di fatto, la stessa cosa, ma senza saperlo. Prima di aggiungere qualcosa, guardo cosa esiste già, cosa serve davvero, cosa si può eliminare.

Da lì, fisso le priorità: cosa viene prima, cosa dopo, chi si occupa di cosa, con che scadenze. 

Poi, solo dopo aver fatto tutta questa bella parte, mettiamo le mani in pasta.

• Le migrazioni. Migrare significa passare da uno strumento a un altro, tipo una piattaforma di email marketing, una piattaforma per i corsi online. Ma il trasferimento vero e proprio è solo l'ultimo passo. Prima c'è tutto un lavoro di pianificazione, di pulizia, di strategia nella scelta dello strumento (capire perché quello nuovo è la scelta giusta, non solo quella più comoda o più pubblicizzata del momento..).
• Ed è proprio questa parte che chi non è del mestiere salta, ed è lì che le migrazioni falliscono: strumento sbagliato, impostazione errata, costi che lievitano. 
• Ansia e frustrazione come stile di vita.

Un esempio: una cliente è arrivata da me con una membership impostata in modo un po' improvvisato, tra Hotmart e Kajabi, senza nessun tracciamento di dati — retention, tasso di completamento, abbandono*. Nessuno glielo aveva impostato, perché chi ci aveva lavorato prima di me non aveva le competenze per farlo. Abbiamo migrato tutto su Kajabi, molto più navigabile, e da lì ho costruito l'infrastruttura che le permetterà, dal prossimo lancio, di tracciare finalmente questi dati senza stravolgere quello che c'era già, ma partendo da quello che aveva, per costruirci sopra qualcosa che funzioni davvero.

* Retention: quante persone restano iscritte nel tempo (non disdicono).

Tasso di completamento: quante persone finiscono davvero un modulo/corso, invece di mollarlo a metà.

Abbandono (churn): quante persone se ne vanno, disdicono. L'opposto della retention.

• L'ottimizzazione dei flussi di lavoro. Qui parliamo di mappare tutto quello che succede dal primo contatto con un cliente fino alla chiusura di un progetto: come arriva la richiesta, chi la gestisce, come si fissa una chiamata conoscitiva, come si gestisce il contratto, quale strumento usi per organizzare il lavoro insieme.
• E poi, alla fine, come chiudi la collaborazione: il modulo di feedback, la raccolta delle recensioni, il modo in cui saluti un cliente che ha finito il suo percorso con te.
• Insomma, in generale mi occupo dell'architettura dei tuoi sistemi di lavoro e metto in pratica il tuo piano di marketing: non me ne occupo io, ma lo traduco in strumenti e processi che funzionano davvero.

Spesso mi capita di trovare progetti che, sulla carta, sembrano semplici, ma che negli anni hanno accumulato strumenti su strumenti, a volte doppioni di quello che si usa già, semplicemente perché mancava la conoscenza per capire che uno strumento già pagato poteva fare anche altro.

Patrizia, per esempio, organizza corsi per la pubblica amministrazione — otto, dieci corsi diversi al mese, ogni mese tranne agosto e dicembre.

Lei è una persona entusiasta e innovativa: negli anni aveva accumulato strumenti su strumenti, anche per mano di collaboratori che avevano aggiunto le proprie soluzioni senza un criterio comune. Il risultato era un ecosistema confuso, con più strumenti che facevano più o meno la stessa cosa, usati in modo incoerente da un corso all'altro.

Siamo partite dall'inventario di tutto quello che aveva attivo, e da una domandina: "ma tu, come lavori tu davvero, passo per passo?"

Da lì abbiamo ricostruito tutto, dando a ciascuno un ruolo chiaro e unico: uno per la raccolta iscrizioni, uno per il database dei partecipanti, uno per la gestione automatica di certificati e comunicazioni. 

Meno lavoro manuale, meno errori, un ecosistema finalmente semplice. Niente più ansia come stile di vita.

E a volte non si tratta né di migrare né di ottimizzare, ma di costruire da zero lo stack giusto

In ogni caso, quello che faccio non è mai aggiungere un altro strumento alla pila. È capire cosa hai già, cosa ti serve davvero, e come farli lavorare insieme senza sovrapposizioni. Perché il problema, quasi sempre, non è la mancanza di strumenti, piuttosto è averne troppi e mal collegati tra loro.