VIP Systems, tempo e imprevisti: la guida a cosa succede davvero

Cosa faccio se un imprevisto importante salta fuori davvero

Te lo dico subito, non a giornata finita. Chiedo sempre, già in fase di organizzazione, di fissare la giornata operativa in un giorno in cui sei facilmente raggiungibile: se emerge qualcosa che richiede una tua decisione, devo poterti sentire in tempi rapidi, non due giorni dopo.

Quindi, se emerge qualcosa di importante, la prima cosa che faccio è chiamarti. Ti spiego cosa è successo e perché cambia la situazione rispetto a quanto pianificato. E da lì, insieme, prendiamo una decisione condivisa.

In quella call guardiamo cosa serve davvero per risolverlo. A volte, messo a fuoco con calma, il lavoro extra necessario è meno di quello che sembrava nel primo momento in cui l'ho scoperto. Se invece serve davvero del lavoro extra, costruiamo un nuovo piano d'azione: prima definiamo cosa resta valido del piano originale (le consegne concordate restano il punto fermo), solo dopo aggiungiamo quello che serve in più.

Quando basta un tetto di ore extra, e quando serve un percorso a parte

Nel 99% dei casi ci si ferma qui: qualche ora in più, quotata a parte. Il secondo VIP Systems è roba rarissima, finora mai vista.

Il tetto di ore extra

Copre l'imprevisto che allunga solo la parte operativa, cioè serve più tempo per implementare, testare o sistemare quello che è emerso. Lo quoto separatamente rispetto al piano originale, non come un secondo VIP Systems: è un tetto di ore aggiuntive, calcolato sul lavoro reale che serve, non un nuovo pacchetto da comprare da zero. Discutiamo il costo durante la call, così non ti ritrovi una fattura sorpresa a lavoro finito.

Quando serve invece un percorso a parte

Un percorso a parte serve in un solo scenario: se il problema che emerge è così grande e strutturalmente diverso da quello concordato in origine da avere bisogno di una sua fase di pianificazione dedicata, esattamente come l'ha avuta il problema originale.

In quel caso apro un progetto nuovo, con un obiettivo diverso, e gli dedico la stessa cura in ricerca e pianificazione che ho messo nel primo. Sarebbe scorretto verso di te cercare di risolverlo di corsa, in maniera caotica e precipitosa, che è un modo di lavorare che non mi si confà.

Anche in questo scenario non stai ripartendo da zero: il lavoro già fatto durante la giornata operativa originale resta valido, non si butta, non sia mai. Diventa la base su cui si innesta il secondo percorso quando parte.

E se lo scopro dopo la giornata operativa, non durante?

Succede anche questo: un problema emerge nei giorni successivi, mentre usi il sistema o durante uno dei tre round di revisione. La logica non cambia: scrivimi appena te ne accorgi. Guardiamo insieme se rientra nel round di revisione in corso, oppure se merita il suo tetto di ore a parte.

E il resto del percorso, dopo la giornata operativa?

La review call e i tre round di revisione restano al loro posto anche se la giornata operativa cambia forma per gestire un imprevisto. L'imprevisto riguarda solo la giornata operativa, non il resto della struttura del VIP Systems.

La call di formazione arriva comunque a lavoro fatto, per verificare insieme che tutto funzioni. I round di revisione restano gli stessi, spalmati sui venti giorni successivi come da accordo iniziale.

Non resti mai a metà

La paura, dietro tutta questa domanda, è una sola: rimanere a metà. Un progetto incompleto e la sensazione di aver buttato via tempo.

Durante la giornata operativa il lavoro va avanti comunque: non ci fermiamo in attesa di capire cosa fare con l'imprevisto, la giornata prosegue sul resto mentre decidiamo separatamente il da farsi su quella parte specifica. Il mio impegno è portare a termine i deliverable concordati e arrivare il più vicino possibile a quanto stabilito all'inizio.

Non posso garantirtelo al cento per cento, dipende dal caso specifico. Ma io per prima non voglio lasciare un progetto a metà. Non è come lavoro, e non è come voglio che tu ti senta uscendo da un percorso che hai scelto.

Ci sono professionisti che, davanti a un imprevisto, chiudono la giornata così com'è e ti lasciano gestire il resto da sola. Io no.

Non paghi doppio per un imprevisto gestibile: nella maggior parte dei casi la pianificazione iniziale aveva già previsto un margine di flessibilità per gestirlo. Se la giornata sfora, i costi aggiuntivi sono proporzionati al tempo extra realmente lavorato, non equivalenti al prezzo di un secondo percorso completo.

Avere dubbi prima di prenotare è normale, ed è un bene

Grazie per essere arrivata fin qui e per esserti presa il tempo di informarti prima di decidere. Un VIP Systems non è una piccola spesa. È normale voler sapere cosa succede nello scenario peggiore, prima di bloccare la data in agenda.

Se hai altre domande su come funziona il VIP Systems, scrivimi. Sono qui apposta per questo.

Se invece questa risposta ti ha tolto il dubbio principale, prenota la tua giornata: scoprilo qui.