Come gestire l’email marketing senza perdere tempo

Fare email marketing risparmiando tempo

E se fare email marketing fosse più semplice di quello che pensi?

Lo so, anche io ho combattuto per anni con la costanza di mandare una newsletter in maniera più o meno regolare, ma negli anni ho imparato qualche trucchetto salva tempo per essere costante e velocizzare un po’ il processo. 

E oggi ti svelo sei di queste strategie che adotto ogni volta che devo preparare una newsletter. Pront*? Via!

1. Creare un template per la newsletter

Partiamo con il piede giusto: tu hai un template per la newsletter da usare e riusare ogni volta che devi mandarne una?

Mi auguro di sì, perché questa cosa ti risparmia un sacco di tempo: nel modello puoi inserire tutti gli elementi di cui puoi aver bisogno e poi eliminare quelli che non ti servono. 

Ad esempio, nel mio modello ci sono già anche i blocchi per gli articoli del blog e come puoi lavorare con me, ma se non ho bisogno di usarli, posso eliminarli con un click. 

Tu mi dirai: “Ah ma io faccio un duplicato della mail precedente e via”, si, però se in quella newsletter manca qualcosa? Se c’è un link sbagliato o non funzionante e tu non te ne sei accorta?

Se hai un template, puoi andare a sistemare il link sbagliato e stare tranquilla che non si ripeterà in ogni email.

In generale, avere uno o più template in base alle newsletter che devi scrivere, è un passaggio salvatempo: è per questo che la prima cosa che faccio fare durante le formazioni è creare un modello!

2. Automatizzare tutto ciò che puoi: il segreto per gestire email senza stress

Sono sicura che tu avrai già creato un’automazione per consegnare la tua risorsa gratuita quando le persone si iscrivono alla tua newsletter - e se non sai di cosa sto parlando, leggi qui e rimedia subito.

A parte questa automazione però, ce ne sono altre (oltre a quelle che trovi nell’articolo qui sopra).

Qualche esempio?

• Quando una persona clicca su un link specifico, puoi far accadere qualcosa, ad esempio marcare quel contatto come “attivo” e interessato alla newsletter,
• oppure segmentare la tua lista in base a preferenze e interessi: se ti occupi di cucina e condividi ricette salvatempo, potresti dare la possibilità di scegliere il tipo di alimentazione (vegana, senza glutine, vegetariana, onnivora) per poi spedire ad ogni gruppo solo le ricette che preferiscono,
• Se una persona non apre le newsletter per più di X mesi/settimane, puoi far partire un’automazione per cercare di riattivare questi contatti,
• Puoi usare il feed RSS per far partire una newsletter ogni volta che pubblichi un nuovo articolo sul blog oppure un podcast.

Questi sono solo pochi esempi, ma in realtà ci sono tantissime opzioni personalizzabili in base ai tuoi obiettivi e di solito le piattaforme newsletter hanno diversi modelli pronti da importare.

3. Pianificare il calendario editoriale

E qui sfondiamo una porta aperta: il calendario editoriale!

In teoria dovresti averlo già, quantomeno sotto forma di guida/canovaccio per sapere quali contenuti pubblicare, che sia sul blog o sui social, allora vale la pena di inserire anche un calendario per la newsletter, no?

Un’ottima idea - che ti semplifica la vita - sarebbe quella di far convergere tutti i tuoi contenuti e creare un calendario che includa tutti i tuoi canali, così puoi vedere a colpo d’occhio cosa si puo’ riutilizzare.

Puoi creare un calendario dove preferisci:

• su Trello, Asana, TickTick,
• su Google Calendar,
• anche sul calendario cartaceo,

L’importante è avere un piano d’azione

.

Come strutturare il calendario delle newsletter

Trucchetto bonus: pensa ai tuoi contenuti come a una serie TV.

Ogni episodio (o newsletter) dovrebbe collegarsi al precedente e anticipare il successivo, o comunque seguire una certa logica, soprattutto se mandi newsletter frequentemente.

Alcune idee per le tue newsletter:

• riflessioni sul mese passato/in corso,
• riepilogo dei contenuti pubblicati,
• condividere una novità importante,
• parla di una tua esperienza, che sia positiva o negativa non importa: che cosa hai imparato?
• una guida utile per risolvere il problema X,
• se pubblichi storie su Instagram, puoi riprendere il tema di quelle che hanno avuto più interazione e successo.

4. Dare i nomi giusti: fare email marketing in modo organizzato

Questa potrebbe sembrarti una sciocchezza, ma fidati: dare i nomi giusti alle campagne, alle liste, alle landing pages e a tutto il resto dentro la tua piattaforma newsletter, ti farà risparmiare un sacco di tempo.

ChatGPT mi suggerisce questa similitudine, che secondo me è perfetta: “è come etichettare i barattoli in cucina: quando hai bisogno di qualcosa, sai esattamente dove cercare”.

Ed è esattamente così!

Ti faccio un esempio: stai lavorando ad una nuova risorsa gratuita e devi creare:

• la landing page o il modulo di iscrizione,
• la lista,
• l’automazione.
• almeno una email di benvenuto/consegna del freebie all’interno dell’automazione.

Questo di solito è il minimo sindacabile, giusto?

Se hai una nomenclatura chiara potresti nominarli così:

• modulo di iscrizione: nome freebie+anno,
• lista: nome freebie+anno,
• automazione: nome freebie+anno,
• nome campagna: nome freebie+anno.

In questo modo sai esattamente a cosa si fa riferimento e puoi fare una ricerca mirata, ad esempio nel caso delle campagne.

Oltre a questo sai anche in quale periodo è stato creato questo freebie e dopo qualche tempo puoi revisionarlo e aggiornarlo (modificando la dicitura dell’anno!).

5. Tracciare gli interessi e scopri dati preziosi

Come ti dicevo nel punto 2, puoi tracciare il comportamento delle persone iscritte alla newsletter.

Se hai un’idea per un nuovo servizio o prodotto, potresti sondare un po’ il terreno e chiedere agli iscritti cosa ne pensano chiedendo loro di cliccare su un link.

Qui potresti automatizzare l’aggiunta di un tag, così trovare chi ha espresso interesse sarà velocissimo.

A queste persone potresti:

• chiedere un feedback sul progresso della tua idea,
• offrire una promozione esclusiva,
• oppure mantenerle informate sulle novità relative a questo nuovo servizio.

In generale, puoi creare delle regole di automazione praticamente per tutto: assegnare un tag in automatico in base al comportamento è una cosa standard, facile da impostare, ma è una fonte inesauribile di informazioni.

E se non sai come fare? C’è rimedio, dai un’occhiata qui.

6. Creare una libreria di contenuti

Ultimo ma non meno importante: crea uno spazio dove archiviare tuuuutti i tuoi contenuti.

Pensa a tutto ciò che hai creato nel tempo: articoli del blog, podcast, newsletter, caption di Instagram, video su YouTube… non vogliamo che tutto quello su cui hai lavorato così duramente vada perduto.

Se hai una libreria di contenuti (va benissimo un file Excel o Spreadsheet), fare repurposing diventa semplicissimo: un articolo del blog / episodio del podcast diventa una newsletter, una newsletter diventa una caption per Instagram e così via.

Insomma, vedi tu come preferisci ottimizzare questo flusso: l’importante è crearne uno che ti permetta di velocizzare il lavoro.

Per concludere



Fare email marketing - come anche creare contenuti - non deve e non puo' essere un lavoro a tempo pieno.

Con questi trucchetti, puoi creare un flusso efficace senza perdere la testa (o tutto il tuo tempo libero).

Ora, non ti dico di metterli in pratica tutti insieme altrimenti altro che risparmio di tempo. Scegline uno e poi passa al successivo (il mio consiglio è di partire dal #1 se non l’hai ancora fatto).

Se invece non hai ancora scelto la tua piattaforma newsletter, iscrivendoti al Tè delle Cinque puoi scaricare immediatamente l’Email Matchmaker.

È la mia guida gratuita che confronta le migliori piattaforme disponibili, così puoi scegliere quella giusta per te.