3 piattaforme di onboarding all-in-one da conoscere

Hai mai pensato a tutte le cose che devi fare quando inizi un nuovo progetto con una cliente?

Mandare il link per prenotare una call conoscitiva,

Fare il preventivo,

Preparare contratto e fattura,

Mandare i materiali preparatori, e così via...

Questa fase di onboarding è super delicata, perché ti permette di creare un’esperienza unica, favorisce la fiducia, e una buona accoglienza clienti semplifica la tua vita di professionista.

Conoscere a menadito tutti i passaggi che tu, la tua cliente, o la tua assistente virtuale dovete compiere per raggiungere un certo obiettivo (l’inizio del progetto), si chiama procedura, o flusso di lavoro.

E in questo articolo ti parlo di tre piattaforme per onboarding clienti, soprattutto di quelle tutto-in-uno, che ti permettono di limitare la quantità di strumenti che usi in questa fase, o di unificarli in una singola piattaforma.

Ahsuite

Ahsuite è un portale clienti interamente personalizzabile: mi piace perchè è molto versatile e puoi usarlo come piattaforma dove condividere materiali e comunicare con i tuoi clienti, ma non solo.

Se hai bisogno di condividere dashboards, ad esempio report di analisi del traffico al sito, oppure degli spreadsheet di calcolo o analisi, o comunque altri materiali relativi ai dati, puoi integrare in un click i tuoi contenuti senza cliccare su ventimila link diversi.

Siccome sei tu proprietario dell'account ad impostare che cosa si trova dentro il portale, puoi divertirti a creare un sistema di onboarding dei tuoi clienti.

Ti serve che compilino un questionario? Puoi integrarlo nel portale.

Vuoi creare una cartella condivisa dove sia tu che la cliente potete caricare file? Si fa in un click.

Hai bisogno che la cliente condivida le sue password?

Ahsuite mette a disposizione la sua cassaforte criptata dove condividerle.

E vogliamo parlare della possibilità di comunicare all'interno del portale? Non c'è più bisogno di scambiarsi email, perché puoi utilizzare Ahsuite!

E poi ovviamente puoi caricare fatture e contratti nel portale e integrare il tuo calendario per far prenotare le sessioni direttamente nel portale.

Il servizio clienti è eccezionale: molto rapido e disponibile via chat interna.

Prezzo

Per essere una piattaforma così versatile e personalizzabile, ha un prezzo davvero accessibile. 

Puoi iscriverti gratuitamente e creare fino a dieci portali, poi puoi fare il passaggio al piano Grow da 6,50 dollari/mese. Se hai bisogno della funzionalità di condivisione delle password, devi guardare subito al piano Professional a 14 dollari/mese.

Alternativa: Client Portal

Dubsado

Ecco, questa è una delle piattaforme su cui mi capita di lavorare spesso durante i Vip Day.

Dubsado è un’altra piattaforma che, a differenza di Ahsuite, ha un set di strumenti pronti da impostare.

Se Ahsuite ti permette una personalizzazione totale dei contenuti e delle procedure di onboarding, Dubsado è diversamente flessibile, da quel punto di vista.

Infatti al suo interno trovi già queste funzionalità:

• generazione di preventivi, fatture, contratti, moduli di contatto e questionari,
• calendario per prenotare i meeting,
• automazioni e flussi di lavoro,
• integrazione con payPal e Stripe per ricevere i pagamenti,
• un portale clienti,
• email e comunicazione,
• task manager.

Non te lo nascondo: Dubsado è una piattaforma complessa che richiede un periodo di studio e prove per capirne il funzionamento, ma una volta ingranato, è un sistema che puo’ automatizzare moltissimi passaggi delle tue procedure di onboarding.

In realtà, anche ciò che non puo’ essere automatizzato al 100%, viene snellito.

Ti faccio un esempio: Gina Pina ti contatta compilando il modulo di contatto sul sito.

Dopo due ore parte la mail automatica che la ringrazia e le manda il link al questionario conoscitivo.

Lei compila il questionario, tu lo rileggi, ma vedi che questa persona non è allineata a te e non sei in grado di aiutarla.

In questo caso non puoi automatizzare il messaggio successivo, ma puoi andare a scegliere un modello di email, che andrai a personalizzare, e spedirlo da Dubsado.

Una volta spedita la mail, Gina Pina uscirà dal flusso di lavoro e questa richiesta/contatto verrà archiviato.

Questo significa che Dubsado è un investimento che riduce moltissimo il lavoro manuale e ti fa risparmiare ore ogni settimana, perchè potenzialmente puoi automatizzare e snellire ogni parte del processo di onboarding e conclusione del progetto (offboarding), oltre ad utilizzare il portale clienti per comunicare, scambiarsi i materiali e organizzare il tuo lavoro relativamente a questo progetto.

Prezzo: puoi iscriverti gratuitamente e testare la piattaforma con massimo tre clienti, poi dovrai passare il piano a pagamento da 200 o 400 dollari all’anno.

Se vuoi tutto il set di automazioni, devi necessariamente guardare al piano da 400 dollari, perchè quello da 200 non le include.

Alternative: 17Hats, Bonsai.

Client Portal

Ecco l’alternativa a Ahsuite: con Client Portal puoi, come dice proprio il nome, creare un portale clienti come quello del primo strumento di cui ti ho parlato per la gestione dei clienti.

Una differenza sostanziale è che Client Portal va installato su un sito WordPress: se Ahsuite sfrutta la propria piattaforma per ospitare i tuoi portali clienti, Client Portal invece richiede che tu abbia un dominio (o sottodominio, ad esempio clienti.ilmiodominio.it) e un hosting dove sia installato WordPress.

In generale, possiamo dire che le caratteristiche di Ahsuite si applicano anche a Client Portal: puoi personalizzare al 100% i contenuti che appaiono nel portale clienti, mandare notifiche, richiedere e condividere files, integrare spreadsheet, moduli, questionari,contratti e fatture e molto altro.

Una cosa che, in base alle necessità, mi sembra molto utile, è la possibilità di cambiare il branding del portale: puo’ esserci il tuo, ma in pochi click puoi personalizzare il portale con i colori e logo delle clienti. Un tocco in più che arricchisce l’esperienza clienti e la rende più personalizzata.

In pratica, questo è uno strumento di gestione clienti completo e interamente personalizzabile. 

Prezzo: 199 dollari per un sito (portali e clienti illimitati).

Puoi pagare ogni anno per ricevere gli aggiornamenti e il supporto clienti, ma non devi farlo per forza. Dopo un anno, se preferisci non pagare puoi continuare ad usare Client Portal senza aggiornamenti e servizio clienti.

Prova Client Portal cliccando qui o sull'immagine qui sotto.

A differenza di Dubsado, che è molto complessa, sia Client Portal che Ahsuite ti lasciano la libertà di decidere cosa inserire e come personalizzare la fase di onboarding clienti: puo’ essere semplice o più complessa, proprio in base alle tue necessità e procedure.

Detto questo però tieni sempre a mente che se hai un volume di richieste notevole, Dubsado ha un livello di automazione molto più avanzato che ti permette di snellire il lavoro. E’ vero che richiede una fase di apprendimento più lunga, però una volta preso il via ti ritroverai a risparmiare ore ogni settimana. Te lo dice anche la mia cliente del cuore Alessia Savi.

Mentre invece se hai bisogno di organizzare il lavoro in modo diverso e unico per i tuoi clienti, avere un portale clienti con Ahsuite o Client Portal puo’ essere una scelta migliore perchè decidi tu cosa inserire nel portale clienti.

In questo caso ricorda che se nella fase di onboarding clienti hai bisogno di creare un contratto, mandare un questionario iniziale, far prenotare una sessione conoscitiva, dovrai far affidamento su altri strumenti.

Bene, se sei arrivata fino a qui e hai capito che hai assolutamente bisogno di mappare la tua procedura di onboarding clienti, ho la risorsa giusta per te: il mio workbook sui flussi di lavoro che ti da un modello da cui ispirarti e ti guida alla creazione del tuo processo di accoglienza clienti.

Puoi scaricarla subito subito iscrivendoti al Tè delle Cinque.