Un flusso di lavoro ti salva la vita

Anni fa, quando ero ancora agli albori della mia attività, mi è capitato di essere così felice per un nuovo progetto, da dimenticarmi di controllare che il contratto di collaborazione fosse stato firmato. 

Tutto sembrava andare liscio, fino a quando non ci furono dei “fraintendimenti” che portarono alla chiusura anticipata del progetto, un po’ di ansia, tristezza e insoddisfazione per questa esperienza.

Da quel momento ho capito quanto sia cruciale avere dei flussi di lavoro ben definiti. 

Non solo ti aiutano a evitare errori e fraintendimenti, ma ti permettono di gestire ogni fase con tranquillità, sapendo che tutto è sotto controllo. Vediamo quindi perché i flussi di lavoro sono essenziali per il tuo business e come crearne uno che funzioni davvero.

Che cos'è un flusso di lavoro?

Parliamo di flussi di lavoro, ma cosa sono in realtà?

Per dirlo in parole povere, sono un insieme di passaggi che ti permettono di completare un’attività.

In pratica, è la tua mappa per passare dal punto A (l'inizio di un progetto) al punto B (la sua conclusione), con ogni fase pianificata con cura.

Questo perché vogliamo arrivare alla fine del progetto o della task senza intoppi né dimenticanze.

Immagina l’inizio di un progetto: se ti dimentichi di verificare che il contratto sia stato firmato e accettato, potresti trovarti in una situazione spiacevole, più avanti.

Perché i flussi di lavoro sono essenziali per il tuo business?

Senza troppi giri di parole: perché ti semplificano la vita.

Ti aiutano a:

• rendere le attività da fare più snelle e veloci, perché sai esattamente cosa c’è da fare (e chi ne è incaricat*),
• delegare con facilità: una volta che la procedura per pubblicare un articolo del blog è pronta, puoi condividerla con la tua assistente virtuale e lei/lui non avrà difficoltà a replicare i passaggi,
• risparmiare tempo, perché non lasci nulla al caso né ti dimenticherai più di verificare che il contratto sia stato firmato,
• avere le informazioni su un certo progetto sempre a portata di mano: quando va fatta la prossima fattura?

Bonus point per avere delle procedure chiare: riduci notevolmente la possibilità di fare errori del genere.

Creare un flusso di lavoro chiaro e semplice, ti aiuta anche a tenere traccia delle attività da fare e di quelle che sono già state fatte - sia da che dal tuo team.

Come progettare un flusso di lavoro efficace

Ora, arriviamo alla parte succosa: come si crea un flusso di lavoro? Ti dico subito la prima cosa: non puoi andare a memoria, ovvero non puoi metterti lì al computer a pensare ai passaggi che tu, la tua assistente, o il cliente deve compiere.

Devi metterti li a eseguire la task: ad esempio, devi pubblicare un articolo del blog? 

Bene, fallo e per ogni azione che esegui, prendi nota. Arriva fino alla fine, fino alla pubblicazione o programmazione dell’articolo.

Poi rivedi tutto: manca qualcosa? 

Una volta fatto, riguarda i passaggi e chiediti: 

• C’è qualcosa che posso delegare? A chi?
• C’è qualcosa che ha una tempistica precisa? Esempio: se stai mappando la procedura di onboarding/nuovo cliente, dopo quanto tempo verifichi che il contratto sia stato pagato o la fattura saldata?)
• C’è qualcosa che si puo’ automatizzare? Ad esempio la firma del contratto o la generazione automatica di una fattura ricorrente, nel caso di pagamento rateale?

Mappare flussi di lavoro: strumenti utili

Una volta che hai identificato le attività, possibili deleghe e automazioni, è il momento di mappare il flusso di lavoro definitivo.

Puoi farlo su carta, su Asana, Trello, TickTick. Google Sheet oppure Word. 

La cosa importante è avere una visualizzazione chiara di ogni passaggio e sapere esattamente cosa c’è da fare.