7 passi per ottimizzare i tuoi workflow e recuperare tempo per te

Ti è mai capitato di finire una giornata e avere la sensazione di non aver fatto nulla di davvero strategico, concreto, che ti porta verso i tuoi obiettivi?

Le ore scorrono tra file che non si trovano, processi frammentati, task sparse tra un tool e l’altro, membri del team che ti chiedono chiarimenti su passaggi che dovrebbero essere già rodati..

Il paradosso è che hai già degli strumenti, magari anche delle automazioni attive, ma senti che stai ancora lavorando troppo "a mano".

Il tempo ti sfugge, e anche le attività ripetitive sembrano sempre da ricominciare da zero.

Questo è il momento giusto per fermarti e rivedere i tuoi workflow, intesi come sistemi intelligenti, sostenibili, progettati per liberare tempo e mente, senza riempirti di strumenti e abbonamenti inutili.

In questa guida ti accompagno in 7 passi pratici per ottimizzare i tuoi workflow con un approccio strategico e – dove ha senso – supportato dall’AI.

Cos’è un workflow e a cosa serve davvero

Un workflow è una sequenza di azioni, ruoli e strumenti che ti permette di portare a termine un’attività specifica in modo replicabile e affidabile. È quello che rende i tuoi processi visibili, misurabili e se vuoi, automatizzabili.

Ma soprattutto, è il tuo braccio destro per:

• tenere sotto controllo i processi senza doverli gestire a manina;
• ridurre i costi di lavoro, perché si faranno meno errori e ci saranno meno ritardi;
• migliorare l’esperienza per clienti e team, perché avrai procedure chiare e semplici da seguire.

Pensa a situazioni come:

• Hai appena chiuso una vendita devi creare ogni volta nuovi materiali/progetti/accessi;
• Ti ritrovi ogni settimana a sprecare ore nel creare contenuti;
• Perdi mezz’ora per ritrovare un file perché non hai un sistema di archiviazione.

Tutti segnali che i tuoi processi stanno in piedi, si, ma non stanno funzionando davvero.

Automazioni e AI per ottimizzare i tuoi workflow

Ottimizzare un workflow non significa automatizzare tutto, anzi: significa scegliere consapevolmente cosa ha senso automatizzare, cosa può essere delegato e cosa va tenuto nelle tue mani.

L’intelligenza artificiale entra in gioco per alleggerire, per velocizzare, ma sicuramente non per sostituirti.

Ti aiuta a velocizzare operazioni, rielaborare testi, generare bozze intelligenti e organizzare informazioni. Quando è integrata con criterio nel tuo ecosistema di lavoro, in base ai tuoi obiettivi e flussi di lavoro, allora l'AI diventa davvero un alleato.

Vediamo come mettere tutto in pratica.

1. Mappa i tuoi processi.

Inizia osservando cosa succede nel concreto. Prendi un flusso operativo ricorrente, come l’onboarding di una nuova cliente, e analizzalo passo dopo passo.

Non partire dagli strumenti, ma da ciò che fai, da chi interviene e da quando le cose iniziano a "complicarsi": so che è un esercizio noioso, ma è il primo passo per togliere il superfluo, rendere visibile ciò che oggi ti rallenta e preparare il terreno a un sistema che lavora al tuo fianco.

2. Individua dove perdi tempo (e perché)

Una volta visualizzato il flusso, è il momento di mettere in luce i colli di bottiglia. Quei passaggi dove perdi tempo o dove il processo si inceppa e ti dimentichi cosa c'è da fare, oppure pensi che la tua assistente si occupi di qualcosa ma in realtà no, si perdono i pezzi per strada.

Un esempio molto comune: dopo ogni call conoscitiva, crei un preventivo da zero.

Riascolti la registrazione, rielabori le informazioni, apri un documento vuoto, cerchi un modello vecchio da modificare.

Tutto questo ti porta via almeno mezz’ora, ogni volta.

Questo è un chiaro segnale che serve un sistema, non più tempo o attenzione.

3. Scegli cosa automatizzare, cosa delegare, cosa può fare l’AI

Ora entra in gioco la progettazione vera e propria. Per ogni passaggio del processo, chiediti: richiede il mio intervento diretto? Posso standardizzarlo e farlo gestire al team? Posso alleggerirlo con uno strumento o un agente AI, oppure automatizzarlo?

Facciamo qualche esempio:

• Dopo una call, un agente AI può generare una bozza di preventivo personalizzato partendo dalla trascrizione.
• Quando arriva il primo pagamento di un cliente, un’automazione può creare una cartella cliente, caricare i materiali iniziali e assegnare i task al team.
• Alla fine di un percorso, un flusso interno può attivare automaticamente le fasi di offboarding: richiesta feedback, archiviazione file, aggiornamento del CRM.

4. Mappa il flusso

Prendi carta e penna e mappa tutto: avere uno schema visivo ti aiuta a vedere connessioni, ridondanze e vuoti.

Ti serve anche per comunicare con chiarezza al tuo team cosa succede, quando e in che ordine.

Puoi usare strumenti semplici come Google Doc, Asana, TickTick, o Notion: non servono strumenti fighi tipo Miro o Jira, ti basta mettere in fila i passaggi e assegnare responsabilità chiare.

Un esempio: l’offboarding può iniziare con l’ultima sessione, proseguire con la spedizione di un form di feedback, l’archiviazione dei materiali, l’invio di eventuali risorse aggiuntive e la chiusura del progetto.

Alcune fasi saranno automatizzate, altre seguite dal team. Ma l’insieme ha una struttura, e questo fa la differenza.

5. Ottimizza gli strumenti che già usi

Non si tratta di avere più strumenti, ma di usare meglio quelli che hai.

Troppi tool non integrati generano ridondanze, confusione e task che si perdono per strada.

Se il tuo CRM non comunica con il tuo sistema di gestione progetti, se ogni dato va copiato a mano in tre piattaforme diverse, allora è il momento di semplificare.

Automazioni leggere, con strumenti come Zapier o Make, possono collegare ciò che oggi è scollegato.

6. Inserisci l’AI nei punti giusti del tuo workflow

L’AI è un supporto importante, se sai esattamente dove usarla. Può entrare in flussi già ottimizzati per semplificare ulteriormente la vita tua e del tuo team.

Qualche esempio:

• Raccogliere i dati mensili delle vendite e trasformarli in un report già pronto per l’analisi
• Analizzare le performance dei contenuti pubblicati e proporre titoli e insight per il piano editoriale
• Organizzare materiali per le tue clienti, oppure gestire l'archiviazione dei tuoi file.

Non serve inserirla ovunque, anzi, il mio consiglio è inserirla SOLO dove aggiunge valore.

7. Migliora e adatta nel tempo

Un workflow ben fatto non è immutabile, anzi.

Deve adattarsi al tuo business che evolve, a nuovi servizi, a nuove persone nel team, a nuovi obiettivi.

Ti direi di rivedere i tuoi flussi almeno ogni trimestre e fare una revisione veloce:

• Cosa funziona?
• Dove si è inceppato qualcosa?
• Ci sono passaggi che nessuno segue più?
• Hai introdotto uno strumento nuovo che cambia le dinamiche?

Ricordatelo: avere dei sistemi automatizzati, o degli agenti AI, non significa che puoi non pensarci più: al contrario, va fatta "manutenzione" regolarmente per assicurarti che funzioni ancora tutto!

Cosa significa davvero ottimizzare i workflow

Ottimizzare i tuoi workflow significa progettare un sistema che lavora con te.

Che ti libera energie, tempo e concentrazione.

Che riduce gli errori e rende il lavoro più fluido, anche per il tuo team.

Non è solo questione di automazioni o AI. È una questione di visione, priorità e cura del dettaglio.

Vorresti migliorare i tuoi flussi ma non sai come fare?

Nel mio VIP Day mettiamo le mani nei tuoi processi reali, troviamo i punti in cui perdi tempo ed energie, e costruiamo un sistema semplice, efficiente, e fatto per il tuo modo di lavorare. Niente soluzioni preconfezionate, solo ciò che ti serve davvero.

Tu respiri. I tuoi workflow fanno il resto.