Automazioni: 7 idee per semplificare il tuo business

L’automazione dei processi nel tuo business puo’ essere grande trasformazione nel lavoro: nella mia quotidianità, ma anche in quella delle mie clienti, vedo tante attività ripetitive che volendo, si possono automatizzare senza troppe difficoltà: dall'invio di email di follow-up alla gestione delle fatture, dalla programmazione dei social media all'organizzazione dei progetti e delle task ricorrenti.

Niente paura: non sto parlando di “diventare un robot”: al contrario, automatizzare le attività ripetitive significa liberare tempo ed energie per ciò che conta davvero - la relazione con le tue clienti, la crescita del tuo business, e quei momenti di pausa che ti meriti.

In questo articolo ti mostro 7 automazioni per il lavoro che puoi mettere in pratica subito per semplificare le tue attività.

1. Automatizza l'onboarding delle nuove clienti

Quante volte hai dovuto mandare gli stessi documenti e informazioni alle nuove clienti? Contratto, preventivo, fattura, documenti preparatori…

E quanto tempo perdi a cercare quella email con il questionario di benvenuto che avevi preparato due mesi fa?

La fase di accoglienza clienti è un momento delicato:  qui che inizi a costruire la relazione con la tua nuova cliente ed è essenziale che questo momento sia “speciale” e che tutto fili liscio.

Ma questo non significa che devi fare tutto a manina.

Con un sistema di onboarding ben organizzato puoi:

• Inviare automaticamente i documenti di benvenuto appena la cliente conferma la collaborazione,
• Programmare una sequenza di email informative che la guidano passo passo (questo è ideale per dei percorsi in gruppo o magari dove la cliente ha una parte di lavoro autonoma),
• Raccogliere tutte le informazioni importanti tramite un form, senza dimenticare nulla,
• Gestire la firma dei contratti in digitale, evitando il ping pong delle email con i PDF.

Per sviluppare un flusso del genere, puoi usare strumenti come Dubsado, che sono pensati apposta per gestire tutto il processo dalla A alla Z.

Oppure puoi creare il tuo sistema combinando dei moduli (come Fillout o Google Forms) con gli altri strumenti che utilizzi.

La cosa importante è scegliere gli strumenti giusti per te e il tuo business. Non farti tentare dall'ultima app “di moda” che ti promette che risolverà tutti i tuoi problemi, se poi è troppo complessa o costa troppo.

2. Crea un sistema di prenotazione automatico

"Gina Pina, vorrei fare un Power Hour, Io sono libera martedì prossimo alle 15, per te va bene?"

Tu controlli il calendario e no, martedì alle 15 hai già un altro impegno. 

Parte il classico scambio di email per trovare un orario che vada bene a entrambe.

Tre giorni e cinque email dopo, finalmente trovate un buco.

Ma nel frattempo hai perso tempo prezioso e rischiato di sembrare poco professionale (non so te, ma a me infastidisce abbastanza questa cosa, mi sembra una perdita di tempo).

Un sistema di prenotazione automatico risolve questo problema alla radice. 

Ti permette di:

• Mostrare solo gli orari effettivamente disponibili in base ai tuoi orari di lavoro e ai tuoi impegni precedenti,
• Sincronizzare tutti i tuoi calendari (sì, anche quello personale con le visite mediche e gli impegni di famiglia),
• Raccogliere informazioni importanti prima della call attraverso un questionario integrato,
• Inviare promemoria automatici per evitare che le persone se ne dimentichino.

Ma  secondo me ci sono altri vantaggi, forse un po’ meno tangibili ma comunque importanti:

• Dai subito un'impressione di organizzazione,
• Metti la potenziale cliente a suo agio facendole scegliere giorno e ora che preferisce, 
• Hai tutte le informazioni importanti prima della call, così puoi prepararti meglio per ogni appuntamento.

Gli strumenti che consiglio più spesso sono Calendly, Book Like a Boss e TidyCal.. La scelta dipende da cosa ti serve davvero: qui trovi gli approfondimenti su queste piattaforme.

Consiglio extra: personalizza sempre il testo delle email di conferma e dei promemoria, magari con il suo nome, e/o con l’argomento che ti ha indicato di cui vuole discutere.

È un'occasione perfetta per far sentire la tua cliente seguita e coccolata.

3. Automatizza la fatturazione

Scommetto che gestire le fatture non è il motivo per cui hai aperto la partita IVA: ci ho preso?

Eppure è uno degli aspetti più importanti dell'automazione dei processi nel tuo business, perché influenza direttamente il tuo flusso di cassa (e la tua serenità mentale).

Qualche tempo fa ho lavorato con una cliente che era così impegnata nel lavoro con le sue clienti, che tralasciava le fatture: si dimenticava di creare o di spedirle, e poi non controllava se fossero state effettivamente saldate. 

E poi non aggiornava regolarmente le sue spese, così non aveva un’idea chiara delle sue entrate e uscite.

Senza strafare con le automazioni, anche questa parte si puo’ automatizzare:

• Puoi creare e inviare fatture ricorrenti in automatico (perfetto per qualsiasi cosa che includa un pagamento rateale),
• Impostare solleciti di pagamento che partono da soli quando una fattura è scaduta se non hai registrato il pagamento,
• Puoi generare un file auto-aggiornato dove puoi tenere sotto controllo tutte le entrate per avere un doppio livello di controllo,
• Puoi avere un sistema che ti permetta di raccogliere tutti i dati che ti servono per la fatturazione.

Una volta che hai un sistema automatico del genere è molto più facile stare tranquilla perché hai sotto controllo la parte finanziaria del tuo business: niente più fatture non saldate, niente più clienti insolventi, niente più correre dietro alle fatture.

4. Semplifica la gestione dei social media

Gestire i social a volte sembra un lavoro a tempo pieno, solo che non ti paga nessuno per pubblicare su Instagram, vero?

La verità è che non dovresti stare incollata al telefono/computer 24/7, mai, in nessun caso.

Automatizzare questa parte del tuo business ti permette di:

• Programmare i post in anticipo, così puoi concentrarti su altre cose che richiedono la tua attenzione personale,
• Creare risposte automatiche per i messaggi che informano i tuoi follower quando riceveranno una risposta da parte tua, così imposti dei paletti e le persone sanno cosa aspettarsi,
• Automatizzare la condivisione dei contenuti su diverse piattaforme (ma personalizzando sempre il formato per ogni social)
• Generare report per capire cosa funziona davvero,
• oppure, ed è una delle cose che preferisco, sfruttare ManyChat per aumentare l’interazione dei tuoi contenuti e allo stesso tempo raggiungere un altro obiettivo: portare traffico al tuo blog, mandare il link alle tue risorse gratuite, chiederti informazioni per un servizio….

L'obiettivo dell'automazione non è sostituire la tua presenza sui social, ma renderla più gestibile, così puoi dedicare le tue energie a creare connessioni reali con la tua community invece di perderti nel vortice infinito del "devo postare qualcosa".

5. Automatizza il follow-up

Il follow-up con persone che non sono diventate tue clienti è una di quelle cose che spesso finisce in fondo alla to-do list, o peggio, nel dimenticatoio.

Lo so perché l’ho fatto anche io: hai le migliori intenzioni, ma tra una call e l'altra il tempo vola e questa cosa rimane nel limbo delle "cose da fare".

Automatizzare questa parte può aiutarti a mantenere i contatti con le potenziali clienti al momento giusto.

Ecco cosa puoi fare:

• nel caso di prodotti digitali, ma perché no, anche si servizi, puoi automatizzare una sequenza che invita/ricorda a queste persone che hanno cliccato su un certo link per rinfrescargli la memoria - a patto che non abbiano già acquistato, nel frattempo,
• impostare un promemoria o una mail automatica per ricontattare le persone che hanno mostrato interesse per i tuoi servizi/prodotti,
• mandare una mail di fine progetto con un questionario di feedback per migliorare i tuoi servizi.

Puoi partire con le automazioni del tuo sistema di email marketing preferito, ma sappi che anche Gmail è un ottimo strumento che ti permette di automatizzare certe attività!

6. Semplifica la gestione dei progetti

"Ho troppi progetti aperti e non so da che parte iniziare". 

Se anche tu ti sei mai trovata in questa situazione, benvenuta nel club.

La gestione dei progetti è una delle aree dove l'automazione dei processi può fare davvero la differenza e farti risparmiare un sacco di tempo.

Ad esempio puoi:

• Creare automaticamente task ricorrenti per attività che vanno fatte ogni settimana/mese/trimestre (tipo i back up del sito o del computer, o la revisione delle statistiche social),
• Ricevere notifiche automatiche per le scadenze importanti,
• Usare template pronti per i progetti che gestisci più spesso, sulla base delle tue attività,
• Generare report di avanzamento dei progetti per te e le tue clienti (questa è una cosa utilissima per progetti molto grandi che hanno magari diverse parti)

Automatizzare questa parte puo’ davvero aiutarti a lavorare meglio: in questo modo hai quello che ti serve sotto controllo, eviti di dimenticare dei passaggi o delle task importanti, e soprattutto, quando vai a creare dei template (ad esempio quando parti con un nuovo progetto e hai sempre le stesse task da fare, almeno all’inizio) risparmi un sacco di tempo.

Se vuoi approfondire, puoi leggere il mio articolo sui programmi per organizzare il lavoro.

7. Automatizza l'assistenza clienti

"E se una cliente ha bisogno di aiuto mentre sono in vacanza/malata/in maternità?" 

È una “preoccupazione” che sento spesso, soprattutto da chi non ha un team che si occupa del servizio clienti.

In realtà, avere delle parti automatizzate nel dipartimento servizio clienti, non è una cattiva idea neanche nella quotidianità, quando sei effettivamente al lavoro.

Ad esempio:

• potresti fornire risposte immediate alle domande comuni tramite una sezione FAQ,
• oppure tramite una chat automatica,
• puoi optare per un sistema di ticket che organizza le richieste in base alla priorità,
• puoi automatizzare delle parti nella fase di onboarding, ma anche di quella di offboarding come l’invio del questionario di fine progetto.

Un’idea extra: perché non creare il tuo personale assistente che fornisce informazioni sull’argomento X? Questo va oltre alla semplice chat automatica che ho già menzionato e che trovi in tanti siti. Ti parlo di un vero e proprio assistente che può aiutare:

• le iscritte ai tuoi corsi/percorsi a navigare i contenuti: in pratica un vero e proprio tutor di studio, che ti indica dove si trova l’argomento X, oppure che ti suggerisce cosa rivedere in base alle tue necessità,
• ad applicare il tuo framework di lavoro quando hai bisogno che le persone facciano una parte di lavoro in autonomia - ma che sia guidato dai tuoi principi,
• e se sei un personal trainer, hai mai pensato ad un chatbot che crei dei workout personalizzati in base agli input dei tuoi clienti?

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È il momento di semplificare il tuo business

L'automazione dei processi non deve essere complicata:  ci sono tanti modi per iniziare a semplificare il tuo business, dall'onboarding delle clienti alla gestione dei progetti, dai social media alle riunioni.

Le cose da tenere a mente sono:

• Parti da ciò che ti porta via più tempo in questo momento, scegline solo una e mettiti al lavoro.
• Scegli strumenti adatti alle tue esigenze: se non sei pratica, scegli qualcosa di semplice, oppure prenota un vip day con me.
• Mantieni sempre il tocco personale dove conta davvero
• Automatizza prima le parti ripetitive e standardizzate
• e soprattutto, non dimenticare ogni 3-6 mesi di verificare che le automazioni siano ancora funzionando normalmente.

Ma prima di tutto, è importante anche fare un inventario degli strumenti che usi, per capire come si possono integrare l’uno con l’altro e quanto ti costano: Iscriviti al Té delle Cinque per ricevere subito il file "Analisi costi per il tuo business" e scopri

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