Sistemi digitali: facciamo un check-up!

Forse ti sarà capitato di leggere da qualche parte le parole “sistemi digitali”, soprattutto se segui professionisti del marketing come Amy Porterfield. 

Magari avrai anche pensato che questi sistemi siano solo per grandi aziende, business con un team grande..ma la verità è che tutte noi solopreneur, imprenditrici digitali e micro business, questi sistemi, li abbiamo già.

Magari non sono organizzati al meglio, ma questo è proprio lo scopo di questo articolo, quindi niente paura!

E ora via, immergiamoci!

Intanto, facciamo chiarezza:

Cos’è un sistema? E un sistema digitale?

Citando MYOB:

A business system is a defined set of principles, practices and procedures that are applied to specific activities to achieve a specific result. Basically, it’s about creating a set of shortcuts that will make sure everything still gets done right.

E’ una definizione molto appropriata: una serie di principi, pratiche e procedure applicate a specifiche attività e legate ad un risultato specifico.

Esempio: un sistema di email marketing racchiude gli strumenti e le procedure che fanno riferimento a questo ambito nel tuo business.

Idem per i sistemi digital marketing, social, la SEO, le vendite, assistenza clienti, contabilità, ecc.

Abbiamo chiarito cos’è un sistema, ma non ti ho ancora detto perché vale la pena di investire su qualcosa che sembra fatto apposta per le aziende più grandi. 

Che c’azzecca con noi solopreneurs o micro business?

Eh, invece c’entrano eccome. Avere dei sistemi ben chiari:

• ti permette di risparmiare tempo e lavorare più efficientemente (ad esempio automatizzando procedure manuali e di routine),
• fanno in modo che l’esecuzione sia sempre consistente (pensa a quando vorrai delegare la programmazione dei social o degli articoli del blog),
• puoi scalare in maniera più rapida

Fare l’inventario

Ora che abbiamo definito bene cos’è un sistema e perché vale la pena investirci del tempo, passiamo alla parte succosa di questo articolo: fare un check up per valutare e migliorare la tua “infrastruttura” digitale.

Intanto la cosa principale da fare è l’inventario: mi rendo conto non sia la cosa più sexy del mondo, ma conoscere il punto di partenza ti aiuterà a capire quali sistemi vanno rigenerati o eliminati.

Per fare l’inventario, il mio consiglio è di prendere carta e penna - o equivalente digitale - e scrivere tutti gli strumenti che usi, indicando anche la categoria (email marketing, gestione sito, gestione clienti, contabilità, ecc..). 

Visto che ci sei, ti consiglio anche di appuntarti se lo strumento è a pagamento o gratuito, e nel caso sia a pagamento, quando va pagato il rinnovo. Credimi, ti sarà molto utile 🙂

A proposito, sai che invece di fare tutto a manina puoi scaricare il mio file di analisi costi (e inventario) for free? 

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Ora che hai fatto l’inventario, e sai esattamente che strumenti usi, passiamo all’analisi: 

• Ci sono sovrapposizioni? Ovvero, usi due strumenti diversi che potenzialmente ti permettono di fare le stesse cose? (mi è capitato di lavorare con clienti che avevano una parte di materiali archiviati su Drive e un’altra su DropBox, ma senza nessun criterio!)
• Ci sono strumenti che non usi quasi per niente? Anche se sono gratuiti, prendi nota!
• Gli strumenti che usi, ti soddisfano? Ti aiutano per davvero a lavorare meglio? Oppure alcuni di loro sono troppo macchinosi, ti fanno perdere tempo, non li usi spesso e magari non ti ricordi come si usano?
• Ci sono strumenti e sistemi che dovrebbero essere collegati tra loro? Esempio: hai già collegato Zoom a Calendly in modo che generi un link unico ogni volta che viene prenotata una call?
• Oppure, se ricevi molti pagamenti con PayPal, lo hai collegato al tuo sistema di fatturazione, così per ogni pagamento in arrivo si genera automaticamente una fattura?
• Se utilizzi Metricool per programmare i contenuti social, l’hai collegato a Canva per velocizzare questa procedura?
• Ultimo ma non ultimo: gli strumenti che usi, sono sostenibili nel medio/lungo termine? Vanno bene per oggi, ma se l’anno prossimo vuoi puntare sui funnel sempreverdi magari è ora di valutare sistemi alternativi che ti permetteranno di evolvere.

Fare questo tipo di lavoro ti permette di fare il punto della situazione sui tuoi sistemi digitali, capire dove ci sono gli sprechi, dove puoi semplificare, automatizzare, o velocizzare.

Ma ti permette di capire anche quante risorse investi, e se ne vale ancora la pena. 

Il mio consiglio è di farlo almeno una volta all’anno: tu cambi, il tuo business si evolve, ed è giusto che i sistemi digitali che usi si evolvano con te.

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