6 tool per organizzare il lavoro e vivere meglio

Gli strumenti che uso per organizzare il lavoro

Lavorare da freelance o solopreneur ha un sacco di vantaggi: hai il controllo totale sul tuo tempo e i tuoi progetti, tra le altre cose.

Però avere così tanta libertà richiede anche una bella dose di organizzazione, talento di cui non tutti sono dotati. 

Così vengono in nostro soccorso degli strumenti: in questo articolo ti parlo di 6 programmi per organizzare il lavoro che uso praticamente ogni giorno e che mi aiutano a rimanere in riga.

1. TickTick per organizzare lavoro e progetti

Io non potrei più fare a meno di TickTick, che mi aiuta a creare liste delle cose da fare, ma non solo.

Si possono aggiungere allegati, raggruppare le liste in cartelle, aggiungere scadenze, inserire sotto-task.. insomma, per me è lo strumento perfetto per gestire i progetti, sia personali che di lavoro.

L’interfaccia è pulita e molto semplice da usare e si puo’ usare sia browser che con l’applicazione mobile, così hai sempre tutto sotto controllo.

Io personalmente l’ho divisa in 3 macro cartelle, sotto consiglio di Chiara:

• liste operative di lavoro: dove inserisco i progetti dei clienti, ma anche le mie cose da fare, rivedere, pianificare, ecc..
• liste personali: dove si trovano le mie to-do quotidiane personali (tipo, riportare il libro in biblioteca), ma anche la raccolta dei libri che voglio leggere o film da guardare,
• liste di consultazione di lavoro: dove archivio i corsi a cui sono iscritta, raccolgo idee e spunti, salvo degli articoli da consultare più avanti..insomma, tutte le cose a cui voglio avere accesso quando mi serviranno,

Qualcuno potrebbe accusarmi di mescolare la sfera privata con il lavoro, ma da solopreneur, trovo molto utile avere tutto nella stessa piattaforma.

Tra l’altro, se hai un team puoi anche assegnare le task e tracciare le attività.

Io sono con il piano a pagamento da 36 dollari/anno e ho task illimitate, ma anche il timer per fare i pomodori interni alla piattaforma - comodissimo (se non hai idea di cosa sto parlando, guarda qui).

2. Carta e penna

Per quanto io ami gli strumenti digitali, quando si tratta di riflettere su nuove idee, lanci, eventi passati.. carta e penna rimangono i miei preferiti. 

C’è qualcosa di speciale nel rallentare e disconnettersi per concentrarsi solo sui propri pensieri. È una pausa che mi permette di essere più creativa e focalizzata, oltre a scrivere a ruota libera tutto quello che mi passa per la testa, senza filtri, senza paura.

Usare carta e penna mi aiuta anche a riordinare le idee: di solito da un flusso di coscienza senza filtri, alla fine riesco a cavare qualcosa che mi dà una direzione o un piano d’azione.

E poi, non so te, ma io non riesco a scrivere a ruota libera al computer: mi fermo sempre a pensare a cosa scrivere!

3. Claude/ChatGPT

Io ho un problema, quando devo creare contenuti, e il mio problema è che la pagina bianca mi mette ansia. 

Da una parte avrei una valanga di cose da dire, ma mi rendo conto che sono troppe e non posso esagerare - altrimenti scriverei una tragedia greca.

Allora per riorganizzare le idee e fare un sano brainstorming, mi affido all’intelligenza artificiale.

Claude e ChatGPT sono diventati miei fedeli amici, anzi, assistenti, visto che ho creato il mio personale bot/assistente che conosce il mio lavoro, sa esattamente chi è la mia cliente ideale, come mi piace lavorare, ecc.

E questa cosa mi aiuta a velocizzare il lavoro. Oggi utilizzo regolarmente l’intelligenza artificiale per:

• fare brainstorming,
• creare una struttura per gli articoli del blog,
• creare dei casi studio,
• fare repurposing dei contenuti ampliando o espandendo i testi per adattarli,
• guardare ai miei servizi con una prospettiva diversa e identificare criticità o miglioramenti,
• abbozzare delle procedure,
• generare delle immagini per i social.

Il “segreto” per utilizzare questi strumenti correttamente, è di dargli più informazioni possibili sull’argomento che vuoi esplorare, ma non solo: anche chiedere a ChatGPT di cosa ha bisogno per generare una risposta completa.

4. Workflowy per organizzare gli appunti 

Workflowy è stata una scoperta piuttosto recente, ma è diventato uno dei miei mai-più-senza per organizzare le idee e prendere appunti.

In pratica ti permette di creare degli elenchi tramite dei “nodi”, che puoi espandere o richiudere per concentrarti su un singolo elemento/lista, oppure avere una visione d’insieme.

Potenzialmente potresti creare degli elenchi infiniti!

Lo uso soprattutto per fare una prima pianificazione dell’anno, oppure per raccogliere appunti che voglio tenere a portata di mano.

In estate l’ho usato per creare l’itinerario di viaggio del mio road trip in Normandia, quindi come vedi è davvero versatile.

Puoi inserire date e scadenze, taggare persone, inserire hashtags con le parole chiave per facilitare la ricerca di contenuti dentro tutto l’account. Puoi anche creare tabelle, aggiungere video o immagini.

E’ pensato anche per velocizzare la ricerca o la creazione degli elenchi, quindi le scorciatoie da tastiera sono una manna dal cielo.

Qui sotto puoi vedere un esempio di uno dei miei flussi.

5. Google Workspace

Cosa dire di Google Workspace? Personalmente lo uso ormai da tanti anni, è la mia cassetta degli attrezzi.

Google Drive e Gmail, certo, ma anche Google Keep per prendere appunti, Tasks per inserire cose da fare che appaiono direttamente sul calendario (e che magari rimandano direttamente alla mail con tutti i materiali o le informazioni), promemoria..

Volendo, potresti gestire tutto il tuo lavoro con la suite Google: sia gli Spreadsheet che i documenti hanno così tante nuove funzionalità che puoi creare workbook compilabili, fogli di calcolo utili e anche bellini graficamente.

Ormai puoi anche fissare appuntamenti tramite Calendar, quindi non avresti neanche più bisogno di Calendly, e nel 2025 dovrebbero arrivare in Europa anche:

• l’integrazione con Stripe che ti permette di ricevere pagamenti per le tue sessioni,
• la funzionalità di Google Doc di richiedere la firma digitale per i tuoi contratti.

6. Fillout

Fillout è una mia recente scoperta al posto di Google Forms o Typeform.

Lo uso praticamente per tutto quello che riguarda la raccolta di informazioni: come modulo di contatto sul sito, per vendere dei corsi, per raccogliere feedback..ma è anche lo strumento che uso per il mio quiz

Ha un piano gratuito con funzionalità veramente ampie: pensa che con il piano gratuito puoi ricevere pagamenti per le tue consulenze/prodotti digitali, ma anche impostare una mail automatica e personalizzata dopo che una persona ha compilato il questionario.

Tra l’altro: vogliamo parlare della figata di vendere servizi/prodotti/consulenze e poter raccogliere tutti i dati che ti servono per la fattura senza spendere un euro?

Ecco alcune delle cose che puoi fare con Fillout:

• Creare un numero di moduli illimitati,
• Ricevere fino a 1000 risposte al mese,
• Integrare pagamenti (anche ricorrenti, tramite Stripe),
• Programmare appuntamenti,
• Generare documenti PDF dai moduli,
• Usare logica condizionale per personalizzare l'esperienza (ovvero puoi creare dei quiz come il mio),

Bonus: puoi personalizzarlo con il tuo branding, a differenza di Google Forms, che per carità, funzionano, ma sono brutti eh.

Per concludere

Organizzarsi da freelance può essere complicato, a volte, ma gli strumenti organizzativi ci possono aiutare.

La chiave però è scegliere gli strumenti che si adattino al tuo stile di lavoro, che ti aiutano a rimanere concentrata, produttiva e, soprattutto, serena.

Per la maggior parte questi sono tutti strumenti gratuiti o con un piano gratuito, che però potrebbe essere un po’ limitante in base all’uso che ne vuoi fare.

Se vuoi evitare di spendere più del tuo budget, ho una cosa per te: il mio file di analisi dei costi di business, che ti aiuta a identificare su cosa stai spendendo e come ribilanciare le spese.

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